Przykłady naruszeń danych osobowych

Przykłady naruszeń danych osobowych

Przykłady naruszeń danych osobowych

Kiedy powinniśmy zgłosić do UODO a kiedy nie naruszenie danych osobowych, które miało miejsce w naszej firmie. Czy są jakieś okoliczności łagodzące lub sytuacje w których ten sam incydent zamiast do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych trafi tylko do naszego wewnętrznego rejestru. Poniżej znajdziesz przykłady naruszeń danych osobowych czyli kilka przykładów incydentów oraz przesłanek, które mogą być wiążące do podjęcia decyzji o zgłoszeniu naruszenia do UODO, lub odstąpienia od tej czynności. Pamiętaj, by nie stosować ich bezkrytycznie – zawsze musisz samodzielnie dokonać oceny sytuacji.

Zgubienie lub kradzież laptopa

Kradzież lub zgubienie sprzętu to częste sytuacje. Odpowiednia ocena zależy od wdrożonych zabezpieczeń a także odpowiedniej edukacji osób.

  • Nie zgłaszamy, jeżeli laptop był wyłączony lub w stanie hibernacji oraz włączone było szyfrowanie wszystkich dysków znajdujących się w urządzeniu.
  • Zgłaszamy, jeżeli co najmniej jeden z dysków nie był zaszyfrowany lub w sytuacji, gdy komputer był uruchomiony lub w stanie uśpienia.

Zgubienie lub kradzież dysku przenośnego lub pamięci pendrive

  • Nie zgłaszamy, jeżeli dysk lub pendrive były w całości zaszyfrowane (nie tylko pojedyncze pliki)
  • Zgłaszamy, jeżeli dysk lub pendrive nie były w całości zaszyfrowane lub istnieją co do tego wątpliwości.

Pozostawiony otwarty sejf lub zamykana szafa z dokumentami osobowymi pracowników

  • Nie zgłaszamy, jeżeli pracownik o niedopatrzeniu się szybko zorientował i natychmiast wrócił i zamknął szafę, lub monitoring potwierdził, że nikt nie miał do niej i pomieszczenia dostępu.
  • Zgłaszamy, jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, podejrzenie lub pewność, że ktoś miał dostęp do szafy lub nawet samego pomieszczenia.

Niewłaściwie zaadresowana poczta elektroniczna

  • Nie zgłaszamy, jeżeli z adresu jak i treści poczty nie wynika jednoznacznie kto jest odbiorcą (na przykład wysyłamy mail na alias pocztowy) i nie zwiera w treści żadnych danych osobowych
  • Zgłaszamy, gdy prawowity odbiorca, lub inne osoby są identyfikowalne

Aktywne konta pracowników, którzy już nie są zatrudnieni

Jakakolwiek utrata kontroli nad danymi jest już sama w sobie naruszeniem. W większych firmach zdarza się, że przez niedopatrzenie odchodzącemu pracownikowi nie zostanie zablokowany dostęp do służbowego konta lub poczty.

  • Nie zgłaszamy, jeżeli na podstawie logów z serwera potwierdzimy, że nikt nie miał dostępu do konta od chwili rozwiązania współpracy z pracownikiem
  • Zgłaszamy, gdy istnieje prawdopodobieństwo nieuprawnionego dostępu

Podanie danych przez telefon niezweryfikowanemu rozmówcy

Wyłudzenia przez telefon nie są niczym nowym i nadal są powszechne. Ktoś dzwoniący do księgowej może podawać się za pracownika ZUS i pytać o dane osobowe pracowników. Ważne jest odpowiednie szkolenie Twojej kadry oraz stosowanie zdroworozsądkowej zasady ograniczonego zaufania.

  • Nie zgłaszamy, jeżeli pracownik w porę zorientował się w zagrożeniu i oszacujemy ryzyko na podstawie udostępnionych w ten sposób danych na niskie.
  • Zgłaszamy, w każdym innym przypadku.

Niepoprawne usunięcie danych z nośników elektronicznych

Nie usunęliśmy odpowiednio danych z telefonu, tabletu czy komputera pracownika przed przekazaniem sprzętu innej osobie, oddaniem do serwisu lub odsprzedażą. Pamiętaj, że samo formatowanie dysku nie wystarcza, a niektóre nośniki wymagają fizycznego zniszczenia.

  • Nie zgłaszamy, gdy dane na nośniku były niekompletne lub zanonimizowane.
  • Zgłaszamy w każdym innym przypadku.

Wyrzucenie dokumentów na śmietnik

O sytuacji takiej mówimy nawet wtedy, gdy pracownik wyrzuci odręczne notatki do zwykłego kosza na śmieci w biurze, nie mówiąc już o wyrzucaniu całych segregatorów na śmietnik.

  • Nie zgłaszamy, gdy pracownik szybko poprawił swój błąd lub gdy mamy pewność (np. z zapisu monitoringu), że nikt nie miał do danych dostępu.
  • Zgłaszamy, gdy nie ma pewności co do tego czy ktoś miał dostęp do wyrzuconych danych lub potwierdzimy taki fakt.

Zgłoszenie naruszenia

Przykłady naruszeń danych osobowych nie wyczerpują całego katalogu zdarzeń które mogą wystąpić w Twojej firmie. Postępowanie gdy wykryjesz naruszenie ochrony danych osobowych powinno być jasną spisaną procedurą czynności, które należy wykonać krok po kroku. Jeżeli zatrudniasz parę osób, pamiętaj, by przypisać kto jest za wykonanie danej czynności odpowiedzialny, oraz kto będzie podejmował decyzje. Postaraj się, aby decyzyjne zawsze były co najmniej dwie osoby, na wypadek, gdyby jedna z nich była chora lub na urlopie. Jest to o bardzo ważne. Jeżeli naruszenie będzie musiało być zgłoszone do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, to masz na to tylko 72 godziny od momentu jego wykrycia. Przykłady naruszeń danych osobowych.

Niezależnie od tego, każdy incydent musi być odnotowany w wewnętrznym rejestrze – możesz go prowadzić na przykład w dedykowanym arkuszu kalkulacyjnym czy dokumencie tekstowym. Procedurę zgłaszania incydentu znajdziesz w pakietach dokumentacji RODO dla firm. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę to optymalny będzie Pakiet dokumentacji RODO dla jednoosobowej firmy, natomiast dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników odpowiedni będzie Pakiet dokumentacji RODO dla firm zatrudniających pracowników.

Polecany artykuł: 72 godziny na zgłoszenie naruszenia

Tu mnie znajdziesz:

moje konto Dołącz do mnie na Facebooku

zamówienie Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo

Jak skutecznie usunąć dane osobowe?

Jak skutecznie usunąć dane osobowe?

Jak skutecznie usunąć dane osobowe?

Gdy wygaśnie Twoje prawo do przetwarzania danych osobowych musisz je usunąć. Samo ich przechowywanie jest czynnością przetwarzania, co do której musisz mieć podstawę. Dlatego dane, których przetwarzać już nie możesz – musisz zniszczyć. Ale jak skutecznie usnąć dane osobowe? Czasem będzie się wiązało to z ich anonimizacją, innym razem z fizycznym zniszczeniem samego nośnika. Niszczenie danych lub nośników, na których zostały one zapisane, to czynności, które powinien znać każdy administrator. Musisz zatem poznać bezpieczne i skuteczne metody niszczenia nośników danych. Przyjrzyjmy się sytuacjom, gdy dane zapisaliśmy na papierze, płycie CD czy dysku HDD.

Jak zniszczyć dane papierowe?

Jeżeli przetwarzasz dane w formie papierowej to niszczenie dokumentów najlepiej przeprowadzać w niszczarce. Ceny dobrych niszczarek do dokumentów poufnych rozpoczynają się już od 500 złotych. Niszczarka musi być zgodna z normą DIN 66399. W jej ramach zdefiniowane jest 7 poziomów bezpieczeństwa w niszczeniu dokumentów. Różnią się one między sobą szerokością, długością i powierzchnią paska ścinki powstającego jako wynik niszczenia dokumentu.

Aby skutecznie zniszczyć dane papierowe wybierz niszczarkę stosując się do prostych zasad:

  • Nie stosuj niszczarek o najniższych poziomach bezpieczeństwa P-1 i P-2. Tworzą one paski o praktycznie nielimitowanej długości. Pamiętasz film „Operacja Argo” i scenę, w której dzieci sklejają z pasków w całość dokumenty zniszczone w ambasadzie USA? To właśnie ten typ niszczarki. W dzisiejszych czasach powinno się w nich niszczyć jedynie dokumenty zawierające korespondencję wewnętrzną.
  • Urządzenia o poziomie P-3 i wyższym tworzą ścinki, a nie paski. Ponadto poza dokumentami papierowymi można w nich niszczyć nośniki danych takie jak płyty CD/DVD czy plastikowe identyfikatory. Urządzenia o poziomie P-3 należy używać, gdy niszczone są zwykłe dane osobowe, lub wrażliwe i poufne dokumenty firmowe.
  • Niszczarki o poziomie P-4 należy stosować do trwałego niszczenia dokumentów i nośników danych zawierających szczególne kategorie danych osobowych, na przykład dane medyczne.
  • Urządzenia o poziomie P-5 do P-7 stosuje się do niszczenia dokumentów, którym nadawane są rządowe lub wojskowe klasyfikacje poufności i tajności. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by stosować je także w małej firmie. Pamiętaj jednak, że są to już urządzenia droższe i niekoniecznie najmniejsze.

Jak usunąć dane z komputera z dysku twardego?

O ile płytę CD czy DVD możesz zniszczyć w niszczarce, samodzielne fizyczne zniszczenie dysku twardego z Twojego komputera jest niewykonalne. Rozmontowanie dysku talerzowego na części nie oznacza zniszczenia danych. Są one nadal zapisane w formie magnetycznej na specjalnych talerzach. Zatem samo ich usunięcie z obudowy dysku twardego nie spowoduje zniszczenia zapisanych na nich danych.

Możesz usunąć dane z komputera z dysku twardego poprzez wielokrotne nadpisanie wszystkich sektorów dysku. Inaczej mówiąc nadpisywane są wszystkie miejsca na talerzach dysku, które przechowują dane. Każdy z takich sektorów może przyjąć binarną wartość 0 lub 1. Wszystkie Twoje pliki to dla komputera wielkie uporządkowane zbiory zer i jedynek. Operację usuwania danych przez nadpisywanie należy wykonywać zewnętrznymi programami do tego przeznaczonymi.

Istnieje co najmniej kilkanaście standardów pozwalających usunąć dane osobowe przez wielokrotne nadpisanie sektorów dysku twardego. Jednym z nich jest DoD 5220.22-M. Jest to standard opublikowany przez U.S. Department of Defense (DoD). Jego podstawowa wersja zakłada nadpisanie dysku w trzech cyklach. W pierwszym z nich wszystkie sektory nośnika są nadpisywane zerami. W drugim cyklu program czyszczący nadpisuje wszystkie sektory jedynkami. W trzecim zaś ponownie każdy sektor zapisywany jest w sposób losowy zerem lub jedynką. Na koniec wykonywany jest jeszcze czwarty, kontrolny cykl weryfikujący.

Oryginalny standard DoD 5220.22-M składa się zatem z trzech cykli nadpisywania danych. W 2001 roku został on w specyfikacji DoD 5220.22-M ECE rozszerzony do siedmiu cykli. Oba te standardy, bardzo rozpowszechnione, nie są już uważane za w pełni bezpieczne. Co więcej są wysoce nieskuteczne w przypadku dysków SSD. Oryginalny DoD 5220.22-M nie jest uznawany za skuteczny już od 2001 roku. Jego nowsze wydania od 6 maja 2019 roku nie znajdują się w dozwolonych metodach w jednostkach rządowych Stanów Zjednoczonych. Obecnie wymaga się stosowania metod opisanych w NIST SP 800-88.

Kolejnym narzędziem za pomocą którego możemy usunąć dane z dysku magnetycznego jest Hardwipe – bezpłatne narzędzie, z pomocą którego trwale usuniemy poufne dane przechowywane na dysku twardym (bez możliwości ich odzyskania). Możesz również oczyszczanie dysku z danych powierzyć wyspecjalizowanej firmie, która skutecznie zniszczy dane osobowe zmagazynowane na dyskach twardych.

Pamiętaj aby z procesu niszczenia danych osobowych sporządzić raport lub protokół, który spełni zasadę rozliczalności z tego procesu. Wzór takiego raportu znajdziesz tu: protokół zniszczenia

Więcej na temat usuwania danych osobowych oraz wygaśnięcia prawa do ich przetwarzania znajdziesz w innym moim tekście pod tym linkiem

 

Jeśli prowadzisz firmę i nie posiadasz jeszcze pakietu dokumentów systemowych RODO, to zajrzyj do naszego  sklepu online w którym znajdziesz dokumentację przygotowaną przez specjalistów zgodną z obowiązującym prawem.

Tu mnie znajdziesz:

moje konto Dołącz do mnie na Facebooku

zamówienie Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo

Jak usunąć dane osobowe

Jak usunąć dane osobowe

Jak usunąć dane osobowe w poprawny sposób. Takie pytanie zadasz sobie w momencie, kiedy nie będziesz mógł już przetwarzać zebranych danych osobowych, które zapisałeś w chmurze, na dyskach komputerów czy na kartkach zgromadzonych w segregatorze. Gdy wygaśnie podstawa do ich przetwarzania, nie wystarczy po prostu je ignorować. RODO nakłada na Ciebie konkretne obowiązki. Jeżeli to możliwe warto zaplanować, co zrobisz z danymi, najlepiej już na etapie projektowania procesu ich przetwarzania. Pamiętaj, że przechowywanie danych samo w sobie jest czynnością przetwarzania. Usunięcie ich to minimum tego, co musisz zrobić. Czasem jednak będzie to niewystarczające. Z tego artykułu dowiesz się jak usunąć dane osobowe w poprawny sposób. 

Kiedy wygasa prawo do przetwarzania danych

Danych osobowych nie można przetwarzać w nieskończoność. Istnieje kilka powodów, gdy wygasa Twoje prawo do przetwarzania danych osobowych, najczęściej spotykane to:

  • Wycofana zostanie zgoda na przetwarzanie. O ile zgoda nie wynika z innych przepisów wycofanie jej przez osobę, która powierzyła Ci dane osobowe, wymaga od Ciebie zaprzestania ich przetwarzania.
  • Osoba złoży żądanie usunięcia danych. Oczywiście tak jak w przypadku wycofania zgody przetwarzanie nie może być wymagane innymi przepisami.
  • Nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane.
  • Upłynął okres, który został wyznaczony na przetwarzanie danych.
  • Dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. Obecnie taka sytuacja powinna mieć jedynie miejsce, gdy nastąpi zmiana prawa. Jeżeli przetwarzasz dane zebrane niezgodnie z RODO, to od ponad roku przetwarzasz je nielegalnie

Usunięcie, a niszczenie danych osobowych

Jeżeli ustało Twoje prawo do przetwarzania danych osobowych, to w jakiś sposób musisz się ich pozbyć. Inaczej będziesz miał trupa w szafie, który może sprowadzić na Ciebie kłopoty. Dane możesz usunąć albo zniszczyć.

Jak usunąć dane osobowe.  

Jest to operacja polegająca na ich trwałym skasowaniu z nośnika, na którym są one przechowywane. W przypadku danych cyfrowych mówimy o takich operacjach jak skasowanie odpowiednich plików z dysku twardego, czy usunięciu rekordów z bazy danych. W dokumentach papierowych odpowiednikiem tej operacji będzie anonimizacja polegająca na zamazaniu danych, których przetwarzać już nie wolno. Pamiętaj, że samo przechowywanie danych osobowych jest czynnością przetwarzania.

Niszczenie danych to proces, w którym destrukcji ulega nośnik, na którym dane są zapisane, oczywiście wraz z tymi danymi.

Procedurę niszczenia i usuwania danych osobowych znajdziesz w pakietach dokumentacji RODO dla firm. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę to optymalny będzie Pakiet dokumentacji RODO dla jednoosobowej firmy, natomiast dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników odpowiedni będzie Pakiet dokumentacji RODO dla firm zatrudniających pracowników.

Polityka niszczenia danych osobowych powinna być ujednolicona. Dobra praktyką jest sporządzanie protokołów zniszczenia z procesu niszczenia danych osobowych zwłaszcza jeśli robimy to zbiorczo. Wtedy zabezpieczymy się przed ewentualnymi roszczeniami i zarzutami.

Kiedy niszczyć dane osobowe, a kiedy usunięcie danych osobowych wystarczy?

W zależności od sytuacji i potrzeb należy wybrać jeden z tych dwóch sposobów. W większości przypadków trwałe usunięcie danych osobowych będzie wystarczające. Jest jednak kilka sytuacji, w których zniszczenie jest rekomendowaną, lub jedyną metodą:

  • Sprzęt komputerowy lub sam nośnik danych w Twojej firmie zostanie przeznaczony do likwidacji z powodu jego uszkodzenia lub gdy stanie się on zbędny.
  • Zaistnieje konieczność zniszczenia dokumentacji papierowej, w przypadku gdy wszystkie dane na niej zapisane nie są już przetwarzane
  • Nośnik jednorazowego zapisu z kopią zapasową zawierać będzie dane, których firma nie ma podstaw już do przetwarzania (na przykład płyta CD/DVD)
  • Uszkodzeniu ulegnie nośnik wielokrotnego zapisu z kopią zapasową lub stanie się on dla firmy nieprzydatny z innych powodów (na przykład nośniki oparte o taśmę magnetyczną)
  • Urządzenia pamięci przenośnej przestaną być potrzebne na skutek ich uszkodzenia lub zużycia (na przykład pendrive)

Zatem jak usunąć dane osobowe? Podjęcie decyzji czy dane zostaną usunięte czy powinien zniszczony cały nośnik zawsze musi być podyktowane ochroną informacji, które zostały na nim zapisane. Jeżeli istnieją uzasadnione obawy, że zapisane na nim dane mogą zostać po skasowaniu odzyskane, należy nośnik odpowiednio zniszczyć inaczej usunięcie danych z nośnika będzie w takich sytuacjach nieskuteczne.

 

Tu mnie znajdziesz:

moje konto Dołącz do mnie na Facebooku

zamówienie Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo