Skrzynka byłego pracownika a RODO

Wiele przedsiębiorstw tworzy pracownikom konta i adresy e-mail, które zawierają ich imię i nazwisko. Lecz nawet gdy mamy jakąś formę skróconej nazwy lub samo imię to także ten adres stanowi daną osobową. Gdy wygasa lub zostanie rozwiązana umowa z danym pracownikiem powstaje pytanie co dalej z jego adresem i korespondencją zrobić. Czy nadal możemy korzystać ze skrzynki byłego pracownika czy może należy ja usunąć? Jak powinniśmy postąpić aby wszystko było zgodne z przepisami. W poniższym artykule pt. „Skrzynka byłego pracownika a RODO” znajdziecie odpowiedź na te pytania.

Pracownik odchodzi z firmy

Gdy współpraca z daną osobą się kończy, niezależnie od tego czy była to umowa o pracę, umowa-zlecenie czy kontrakt b2b, przedsiębiorca musi odpowiedzieć sobie na dwa pytania:

  1. Co zrobić z pocztą, która znajduje się w skrzynce byłego pracownika?
  2. Jak postępować, gdy klienci będą dalej wysyłać wiadomości do tej osoby?

Odpowiedź na pierwsze pytanie powinna być zawarta w regulaminie pracy oraz regulaminie wykorzystania sprzętu IT. Zazwyczaj skrzynka pocztowa jest udostępniana przełożonemu danej osoby, aby możliwe było skopiowanie z niej informacji niezbędnych do dalszego działania firmy. Jeżeli w regulaminie wykorzystania sprzętu IT nie zabroniliśmy wykorzystywania służbowego adresu do korespondencji prywatnej musimy uczulić przełożonych, że prywatna korespondencja nie może być czytana. Gdy wszystkie niezbędne dane zostaną ze skrzynki skopiowane powinna ona zostać zarchiwizowana. Archiwizacja pozwoli na dostęp do niej gdyby w przyszłości okazało się, że znajdują się tam potrzebne nam informacje.

Uzasadniony interes administratora

Nie spotkałam się jeszcze z przypadkiem, by firma informowała swoich klientów czy partnerów handlowych, że zakończyła współpracę z danym pracownikiem. Powstaje zatem problem co zrobić z nowymi wiadomościami, które osoby zarówno z naszej firmy jak i spoza organizacji mogą nadal wysyłać na adres tej osoby. Jednym z rozwiązań jest skonfigurowanie na serwerze pocztowym stałego przekierowania poczty przychodzącej na adres innej osoby. Nigdy nie byłam zwolennikiem tej metody – długoterminowo prowadzi ona do problemów ze spójnością konfiguracji usługi poczty. Może też prowadzić do ujawnienia prywatnych informacji o odchodzącej osobie innemu pracownikowi – nawet jeżeli zabronimy w regulaminie wykorzystywania poczty do celów prywatnych nie oznacza to, że wszyscy pracownicy się zastosują.

Urząd Ochrony Danych Osobowych rekomenduje inne podejście jako zgodne z RODO. Po pierwsze w komunikacie Prezes urzędu zauważa, że dalsze przetwarzanie danych osobowych odchodzącego pracownika ma swoje uzasadnienie prawne. Jest nim tak zwany uzasadniony interes administratora. Taka interpretacja jest też logiczna – to że pracownik odchodzi nie znaczy, że firma ma tracić wypracowane przez niego relacje biznesowe. Urząd wskazuje jednak, że właściwe rozwiązanie w takiej sytuacji to odrzucenie przychodzących wiadomości i ustawienie automatycznej wiadomości zwrotnej, informującej nadawcę o nowej osobie kontaktowej.

Zadbaj o procedury

Po pierwsze miej przygotowany stały plan postępowania w takiej sytuacji. Rotacja kadrowa nie jest niczym nadzwyczajnym nawet w małych przedsiębiorstwach. Ważne aby wszystkie czynności wykonywać sprawnie i krok po kroku. Zwróć uwagę na takie rzeczy:

  1. Jeżeli zwalniasz pracownika lub on sam rozwiązał umowę o pracę to w okresie wypowiedzenia monitoruj jakie pliki będzie otwierał czy kopiował. Jeżeli to możliwe sprawdź logi z ostatnich kilku tygodni. Próby wyniesienia firmowych danych nie są niestety sytuacją marginalną.
  2. Wyloguj pracownika ze wszystkich usług na wszystkich urządzeniach. Większość usług chmurowych (Google G Suite, Microsoft Office365 i inne usługi internetowe) pozwalają na wykonanie tej czynności z panelu administratora.
  3. Zablokuj wszystkie konta pracownika by uniemożliwić mu ponowne logowanie. Nie kasuj ich jednak od razu. Skasowanie konta może spowodować usunięcie danych.
  4. Ustaw odpowiedni komunikat zwrotny dla nowo przychodzącej poczty
  5. Wykonaj kopię niezbędnych danych z każdego serwisu.
  6. W możliwie krótkim terminie przełożony pracownika powinien przejrzeć zabezpieczone dane i skopiować te niezbędne do dalszej pracy.
  7. Na koniec usuń wszystkie konta pracownika

Pamiętaj, że to tylko niektóre z czynności jakie musisz wykonać. Zadbaj o to by procedura była klarowna i zawsze aktualna. W razie potrzeby skonsultuj się ze swoim prawnikiem, aby upewnić się, że czynności które podejmujesz są zgodne z prawem.


Jeśli prowadzisz firmę jednoosobową i nie posiadasz jeszcze systemy ochrony danych to tu znajdziesz gotowy pakiet dokumentacji RODO dla jednoosobowej działalności która pozwoli Ci bez wysiłku wdrożyć RODO w Twojej firmie.

Natomiast jeśli zatrudniasz pracowników to odpowiedni będzie dla Ciebie pakiet RODO dla pracodawców w którym znajdziesz dokumentację niezbędną do zachowania zgodności z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych.

 

Tu mnie znajdziesz:

moje konto Dołącz do mnie na Facebooku: https://www.facebook.com/AnnaZamojcinARP

zamówienie Nie omieszkaj wbić się na instagram: https://www.instagram.com/rodozgodny

YT A tu obejrzysz porady wideo: https://www.youtube.com/channel/UCDfrurKd9Q7CeIae1uwHjuw