Czy mogę wysłać e-mail z ofertą? Sprawdź, co mówią nowe przepisy

Kiedy mogę wysłać e-mail z ofertą?

Zasada jest prosta: jeśli chcesz wysłać e-mail z ofertą, musisz mieć zgodę odbiorcy. To podstawowy wymóg, bez którego lepiej nie ryzykować. Dlaczego? Bo przepisy (m.in. RODO i nowa ustawa o komunikacji elektronicznej) są pod tym względem bardzo wymagające.

Co z firmami? Tu sprawa robi się ciekawa. Do tej pory mogłeś wysyłać oferty do firm (np. na adresy typu kontakt@firma.pl) bez większych przeszkód. Jednak teraz – zgodnie z nowymi przepisami – także w przypadku kontaktów B2B potrzebujesz zgody odbiorcy. Tak, dobrze czytasz. Nawet jeśli piszesz do innej firmy, musisz mieć na to „zielone światło”.

Jak działać zgodnie z przepisami?

Jeśli chcesz działać zgodnie z prawem i spać spokojnie, oto kilka rzeczy, które musisz mieć na uwadze:

1. Zgoda to podstawa
   Zadbaj o to, żeby osoby, do których piszesz, jasno powiedziały: „Tak, chcę od Ciebie wiadomości”. Możesz to zrobić np. przez checkbox w formularzu na swojej stronie. Ale uwaga! Zgoda musi być dobrowolna i jasna – żadne „z góry zaznaczone pola” nie wchodzą w grę.
2. Wyjaśnij, o co chodzi
   Ludzie lubią wiedzieć, co się dzieje z ich danymi. Powiedz im, kto przetwarza ich dane, w jakim celu i jakie mają prawa. Najlepiej umieść te informacje w polityce prywatności i pokaż je przy zbieraniu zgód.
3. Pozwól się wypisać
   Każdy e-mail powinien mieć opcję „Wypisz się”. To takie wyjście awaryjne, dzięki któremu odbiorca może w każdej chwili przestać otrzymywać Twoje wiadomości.
4. Nie spamuj
   Przemyśl, do kogo kierujesz swoje oferty. Lepiej wysłać je do mniejszej grupy osób, ale takich, które naprawdę mogą być zainteresowane. Masowe wysyłki to już przeszłość.

Jeśli chcesz, żeby Twoje e-maile były nie tylko skuteczne, ale i legalne, oto kilka wskazówek:

• Używaj narzędzi do e-mail marketingu, które pozwalają łatwo zarządzać zgodami odbiorców.
• Aktualizuj swoją bazę danych – usuwaj kontakty, które się wypisały lub nie odpowiedziały na Twoje wiadomości.
• W razie wątpliwości, skonsultuj się z ekspertem ds. ochrony danych osobowych.

Różne kanały komunikacji = różne zgody

Nowe przepisy mówią jasno: każda forma kontaktu wymaga oddzielnej zgody. Co to znaczy? Jeśli chcesz pisać do klientów e-maile, dzwonić do nich albo wysyłać SMS-y, musisz mieć ich zgodę na każdy z tych kanałów osobno. Na przykład:

• Zgoda na e-maile? ✅
• Zgoda na SMS-y? ✅
• Zgoda na telefony? ✅

To trochę więcej formalności, ale dzięki temu Twoi odbiorcy mają pełną kontrolę nad tym, jak chcesz się z nimi kontaktować.

Co się zmieniło sie w przepisach od listopada 2024?

Wprowadzenie nowego Prawa Komunikacji Elektronicznej wprowadziło ważne zmiany. Teraz, niezależnie od tego, czy piszesz do osoby prywatnej, czy do firmy, musisz mieć zgodę na kontakt. Dotyczy to e-maili, SMS-ów, a nawet wiadomości przez komunikatory. Brak zgody? Lepiej nie ryzykować, bo kary mogą być dotkliwe – nawet do 3% rocznego przychodu firmy!

Brak zgody – jakie konsekwencje

Wysłanie wiadomości bez zgody odbiorcy może mieć swoje konsekwencje. Oto, co może Ci grozić:

• Kary finansowe – Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej (UKE) może nałożyć na Twoją firmę karę nawet do 1 000 000 zł.
• Strata reputacji – Klienci nie lubią spamu, a opinie o Twojej firmie szybko mogą znaleźć się w internecie.
• Skargi od odbiorców – Niezadowoleni odbiorcy mogą zgłosić sprawę do UKE lub UODO.

Lepiej więc grać zgodnie z zasadami, prawda?

Podsumowanie

Wysyłanie e-maili z ofertami to świetny sposób na rozwój biznesu, ale tylko wtedy, gdy robisz to zgodnie z prawem. Pamiętaj o zgodach, bądź transparentny i szanuj prywatność swoich odbiorców. Dzięki temu nie tylko unikniesz kar, ale też zbudujesz pozytywny wizerunek swojej marki.