Jak usunąć dane osobowe w poprawny sposób. Takie pytanie zadasz sobie w momencie, kiedy nie będziesz mógł już przetwarzać zebranych danych osobowych, które zapisałeś w chmurze, na dyskach komputerów czy na kartkach zgromadzonych w segregatorze. Gdy wygaśnie podstawa do ich przetwarzania, nie wystarczy po prostu je ignorować. RODO nakłada na Ciebie konkretne obowiązki. Jeżeli to możliwe warto zaplanować, co zrobisz z danymi, najlepiej już na etapie projektowania procesu ich przetwarzania. Pamiętaj, że przechowywanie danych samo w sobie jest czynnością przetwarzania. Usunięcie ich to minimum tego, co musisz zrobić. Czasem jednak będzie to niewystarczające. Z tego artykułu dowiesz się jak usunąć dane osobowe w poprawny sposób.

Spis treści

Kiedy wygasa prawo do przetwarzania danych

Danych osobowych nie można przetwarzać w nieskończoność. Istnieje kilka powodów, gdy wygasa Twoje prawo do przetwarzania danych osobowych, najczęściej spotykane to:

Wycofana zostanie zgoda na przetwarzanie. O ile zgoda nie wynika z innych przepisów wycofanie jej przez osobę, która powierzyła Ci dane osobowe, wymaga od Ciebie zaprzestania ich przetwarzania.
Osoba złoży żądanie usunięcia danych. Oczywiście tak jak w przypadku wycofania zgody przetwarzanie nie może być wymagane innymi przepisami.
Nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane.
Upłynął okres, który został wyznaczony na przetwarzanie danych.
Dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. Obecnie taka sytuacja powinna mieć jedynie miejsce, gdy nastąpi zmiana prawa. Jeżeli przetwarzasz dane zebrane niezgodnie z RODO, to od ponad roku przetwarzasz je nielegalnie

Usunięcie, a niszczenie danych osobowych

Jeżeli ustało Twoje prawo do przetwarzania danych osobowych, to w jakiś sposób musisz się ich pozbyć. Inaczej będziesz miał trupa w szafie, który może sprowadzić na Ciebie kłopoty. Dane możesz usunąć albo zniszczyć.

Jak usunąć dane osobowe.

Jest to operacja polegająca na ich trwałym skasowaniu z nośnika, na którym są one przechowywane. W przypadku danych cyfrowych mówimy o takich operacjach jak skasowanie odpowiednich plików z dysku twardego, czy usunięciu rekordów z bazy danych. W dokumentach papierowych odpowiednikiem tej operacji będzie anonimizacja polegająca na zamazaniu danych, których przetwarzać już nie wolno. Pamiętaj, że samo przechowywanie danych osobowych jest czynnością przetwarzania.

Niszczenie danych to proces, w którym destrukcji ulega nośnik, na którym dane są zapisane, oczywiście wraz z tymi danymi.

Procedurę niszczenia i usuwania danych osobowych znajdziesz w pakietach dokumentacji RODO dla firm. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę to optymalny będzie Pakiet dokumentacji RODO dla jednoosobowej firmy, natomiast dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników odpowiedni będzie Pakiet dokumentacji RODO dla firm zatrudniających pracowników.

Polityka niszczenia danych osobowych powinna być ujednolicona. Dobra praktyką jest sporządzanie protokołów zniszczenia z procesu niszczenia danych osobowych zwłaszcza jeśli robimy to zbiorczo. Wtedy zabezpieczymy się przed ewentualnymi roszczeniami i zarzutami.

Kiedy niszczyć dane osobowe, a kiedy usunięcie danych osobowych wystarczy?

W zależności od sytuacji i potrzeb należy wybrać jeden z tych dwóch sposobów. W większości przypadków trwałe usunięcie danych osobowych będzie wystarczające. Jest jednak kilka sytuacji, w których zniszczenie jest rekomendowaną, lub jedyną metodą:

Sprzęt komputerowy lub sam nośnik danych w Twojej firmie zostanie przeznaczony do likwidacji z powodu jego uszkodzenia lub gdy stanie się on zbędny.
Zaistnieje konieczność zniszczenia dokumentacji papierowej, w przypadku gdy wszystkie dane na niej zapisane nie są już przetwarzane
Nośnik jednorazowego zapisu z kopią zapasową zawierać będzie dane, których firma nie ma podstaw już do przetwarzania (na przykład płyta CD/DVD)
Uszkodzeniu ulegnie nośnik wielokrotnego zapisu z kopią zapasową lub stanie się on dla firmy nieprzydatny z innych powodów (na przykład nośniki oparte o taśmę magnetyczną)
Urządzenia pamięci przenośnej przestaną być potrzebne na skutek ich uszkodzenia lub zużycia (na przykład pendrive)

Zatem jak usunąć dane osobowe? Podjęcie decyzji czy dane zostaną usunięte czy powinien zniszczony cały nośnik zawsze musi być podyktowane ochroną informacji, które zostały na nim zapisane. Jeżeli istnieją uzasadnione obawy, że zapisane na nim dane mogą zostać po skasowaniu odzyskane, należy nośnik odpowiednio zniszczyć inaczej usunięcie danych z nośnika będzie w takich sytuacjach nieskuteczne.

Tu mnie znajdziesz:

Dołącz do mnie na Facebooku