RODO w procesie rekrutacji

Bez względu na to, w jaki sposób pracodawca będzie poszukiwał kandydatów do pracy, proces rekrutacji zawsze będzie wiązał się z pozyskiwaniem przez niego danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych (CV, listach motywacyjnych, świadectwach pracy, listach referencyjnych, zaświadczeniach itd.).

Podczas tego procesu musisz kierować się kilkoma zasadami:

  • Pracodawca powinien przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania – pamiętaj więc aby w ogłoszeniu prosić tylko o takie dane które są zasadne do poprawnej oceny kandydata, zakres tych danych został wyraźnie wskazany w art. 22 Kodeksu pracy.
  • Dane osobowe nie mogą być zbierane na zapas – oznacza to, że nie możesz zbierać CV jeśli nie prowadzisz aktualnie naboru na konkretne stanowisko.
  • Żądanie przez pracodawcę od kandydatów do pracy informacji wykraczających poza to, co przede wszystkim przewidują przepisy prawa pracy może naruszać prywatność kandydata np. prośba o podanie kontaktu do byłego pracodawcy w celu uzyskania opinii.

Jakich danych może żądać pracodawca od  kandydata w toku rekrutacji

Zakres danych wskazany został w art. 22 Kodeksu pracy

  • identyfikacyjne (imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia);
  • kontaktowe (adres zamieszkania)
  • dane o wykształceniu, umiejętnościach, doświadczeniu zawodowym (ukończonych szkołach oraz studiach, przebytych szkoleniach i kursach, poprzednich pracodawcach, zajmowanych stanowiskach oraz obowiązkach zawodowych)

Jest to katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy, w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia z nim umowy. Co istotne,
z uwagi na specyfikę procesu rekrutacji, do zawarcia tej umowy wcale nie musi ostatecznie dojść. RODO w procesie rekrutacji.

Jakich danych pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy?

  • danych wykraczających poza zakres, który został wskazany w przepisach prawa,
  • danych nadmiarowych, w szczególności takich, które nie mają związku z celem, jakim jest zatrudnienie pracownika (np. danych o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach religijnych czy orientacji seksualnej).

Wyjątki określone prawem np. wymóg niekaralności

  • nauczyciele (art. 10 ust. 8a ustawy – Karta Nauczyciela),
  • straż graniczna (art. 31 ust. 1 ustawy o Straży Granicznej),
  • detektywi (art. 29 ust. 2 ustawy o usługach detektywistycznych),
  • osoby ubiegającej się o zatrudnienie w podmiotach sektora finansowego

rodo w procesie rekrutacji wymaga dostosowania do wielu przepisów także sektorowych

Czy pracodawca musi poinformować kandydatów do pracy o przetwarzaniu ich danych osobowych?

Tak, tego wymaga RODO w procesie rekrutacji. Każdy potencjalny pracodawca, który zbiera dane od kandydatów do pracy, jest zobowiązany poinformować te osoby o:

  • pełnej nazwie i adresie swojej siedziby,
  • danych kontaktowych inspektora ochrony danych (o ile go wyznaczył),
  • celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej przetwarzania,
  • znanych mu w chwili gromadzenia danych odbiorcach danych (rozumianych szeroko) lub ich kategoriach,
  • zamiarze transgranicznego przetwarzania danych (o ile taki istnieje),
  • okresie, przez który dane będą̨ przetwarzane bądź kryteriach ustalania tego okresu,
  • przysługujących jej prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
  • prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność́ z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli dane są zbierane na podstawie zgody),
  • prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO,
  • dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich nie podania.

Pracodawca ma obowiązek poinformować kandydata do pracy o tych okolicznościach w chwili pozyskiwania tych danych w sposób jasny, czytelny i łatwo dostępny dla kandydata. Może to zrobić np. w treści ogłoszenia o pracę lub w informacji zwrotnej bezpośrednio po otrzymaniu od kandydata aplikacji do pracy. Pamiętaj zatem aby w Twojej dokumentacji systemowej znalazł się wzór klauzuli informacyjnej dla kandydatów do pracy.

Czy kandydat musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

NIE. Dotychczasowe praktyki polegające na umieszczeniu na CV przez kandydata zgody na przetwarzanie jego danych osobowych nie są prawidłowe. Dane kandydata przetwarzane są na podstawie przepisów prawa (art 6.1.b) zawartych w Kodeksie Pracy w art. 22, a nie na podstawie wyrażonej zgody.

Są jednak pewne wyjątki kiedy zgoda jest wymagana:

  • Przetwarzanie danych wrażliwych dotyczących stanu zdrowia (o ile administrator nie legitymuje się przepisem prawa, który zobowiązuje go do ich przetwarzania tego typu danych np. policja)
  • Wykorzystanie CV kandydata do celu jakim jest przyszła rekrutacja.

Ważne jest aby kandydat został poinformowany o możliwości i sposobie wycofania zgody. Sposób wycofania zgody powinien być równie łatwy, jak było jej wyrażenie. Zgoda na przetwarzanie danych np. w celu kolejnych rekrutacji może być wycofana w dowolnym momencie. W takiej sytuacji pracodawca traci uprawnienie do dalszego przetwarzania tych danych i powinien niezwłocznie je usunąć. O prawie do wycofania zgody pracodawca powinien poinformować́ kandydata w momencie pozyskania jego danych.

O co więc chodzi z tymi formułkami RODO na CV?

Jest to pozostałość z poprzednich regulacji z 1997 roku, w ramach których wymagało się umieszczenia zgody na życiorysie kandydata, pod rygorem niewykorzystania przez pracodawcę CV w procesie rekrutacji. Aktualnie przepisy nie wymagają już zgody kandydata na wykorzystanie jego danych, gdyż odbywa się to na innej podstawie prawnej tj. na zapisach Kodeksu Pracy.

Oczywiście zdarza się, że kandydat umieści w swoim CV dane ponad to czego się od niego wymaga i co jest przewidziane przepisami prawa, np. zdjęcie czy datę urodzenia, a odpowiedzią na to jest  odpowiednio opracowana klauzula informacyjna. Wystarczy dodać w niej odpowiedni zapis o treści: „Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda ( 6 ust. 1 lit a RODO) na przetwarzanie tych danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.”

Jeśli prowadzisz firmę i nie posiadasz jeszcze pakietu dokumentów w którym znajdziesz min. instrukcje i dokumenty związane z procesem rekrutacji, to zajrzyj do naszego  sklepu online w którym znajdziesz dokumentację przygotowaną przez specjalistów zgodną z obowiązującym prawem.

 

Tu mnie znajdziesz:

moje konto Dołącz do mnie na Facebooku

zamówienie Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo