25 września 2024 roku weszła w życie ustawa o ochronie sygnalistów (Ustawa o Sygnalistach), która nakłada na przedsiębiorców nowe obowiązki. Jeśli prowadzisz firmę zatrudniającą powyżej 50 pracowników (stan na dzień 1 stycznia i 1 lipca) etatowych, na umowę zlecenie lub współprace B2B, jesteś zobowiązany do wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie naruszeń prawa przez sygnalistów.

Co to oznacza w praktyce? Jak przygotować firmę na te zmiany? W tym artykule przeprowadzimy Cię przez proces krok po kroku i wskażemy najważniejsze elementy, które musisz uwzględnić.

Spis treści

Krok 1: Przygotowanie do wdrożenia – co mówi ustawa o sygnalistach?

Ustawa o ochronie sygnalistów wymaga od przedsiębiorców stworzenia wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń prawa. Sygnalista to osoba, która informuje o nieprawidłowościach, które zauważyła w miejscu pracy – mogą to być naruszenia prawa, regulacji wewnętrznych czy norm etycznych.

Każda firma zatrudniająca ponad 50 pracowników jest zobowiązana do opracowania wewnętrznych procedur, które pozwalają sygnalistom bezpiecznie i anonimowo zgłaszać takie przypadki. Przepisy te dotyczą zarówno pracowników etatowych, jak i współpracowników, wolontariuszy czy osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne.

Krok 2: Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Zanim przystąpisz do wdrażania procedury, musisz skonsultować projekt z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi. Ten etap jest obowiązkowy, a ustawa wymaga, aby konsultacje trwały od 5 do 10 dni.

W ramach wsparcia oferujemy bezpłatny wzór protokołu z konsultacji z pracownikami, który pomoże Ci w prawidłowym udokumentowaniu tego procesu. Skorzystaj z naszego szablonu, aby oszczędzić czas i mieć pewność, że wszystko jest zgodne z przepisami.

Krok 3: Procedura zgłaszania naruszeń

Po zakończeniu konsultacji musisz wdrożyć wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń. Ważne, aby procedura była jasna, zrozumiała i dostępna dla wszystkich pracowników. Dokumenty te muszą uwzględniać takie elementy jak:

Kanały komunikacyjne dla sygnalistów (np. e-mail, skrzynka na zgłoszenia, numer telefonu)
Gwarancję poufności i ochrony tożsamości sygnalisty
Procedury weryfikacji zgłoszeń
Terminy dotyczące rozpatrywania zgłoszeń
Mechanizmy ochrony przed działaniami odwetowymi

Te dokumenty muszą być dostępne zarówno dla pracowników, jak i współpracowników. Ustawa o sygnalistach mówi, że każdy sygnalista powinien mieć pewność, że jego zgłoszenie będzie bezpieczne i anonimowe, a firma podejmie działania naprawcze.

Krok 4: Przygotowanie niezbędnych dokumentów dla sygnalistów

Wdrożenie ustawy o sygnalistach wymaga przygotowania konkretnych dokumentów. Poniżej znajdziesz listę kluczowych dokumentów, które powinieneś posiadać:

Procedura zgłoszeń wewnętrznych – określa wszystkie zasady związane z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń.
Zgłoszenie naruszenia – formularz, który sygnalista wypełnia, zgłaszając naruszenie.
Zgłoszenie działań odwetowych – formularz, w którym sygnalista może zgłosić, że spotkał się z działaniami odwetowymi po dokonaniu zgłoszenia.
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – dokument, który sygnalista otrzymuje, gdy zgłoszenie zostanie przyjęte do rozpatrzenia.
Informacja o nierozpatrzeniu zgłoszenia – dokument, który informuje sygnalistę, że zgłoszenie nie będzie rozpatrywane, np. z powodu jego bezzasadności.
Powołanie członka komisji wyjaśniającej – dokument oficjalnie powołujący członków komisji wyjaśniającej.
Oświadczenie o braku konfliktu interesów – każdy członek komisji musi podpisać taki dokument, aby potwierdzić, że nie pozostaje w konflikcie interesów w danej sprawie.
Oświadczenie o poufności – członkowie komisji muszą zobowiązać się do zachowania poufności w sprawach zgłoszeń.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych – rejestr, w którym będą przechowywane informacje o wszystkich zgłoszeniach.

Nie musisz tworzyć tych dokumentów samodzielnie. W naszym sklepie internetowym znajdziesz gotowy pakiet dokumentów dla sygnalistów, który umożliwi szybkie wdrożenie pełnej procedury w Twojej firmie a ustawa o sygnalistach przestanie być wyzwaniem.

Krok 5: Szkolenia i komunikacja wewnętrzna sygnalistów

Po opracowaniu i wdrożeniu procedur, kluczowe jest odpowiednie przeszkolenie pracowników. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak zgłaszać naruszenia, gdzie znajdują się odpowiednie kanały komunikacyjne i jakie mają prawa jako sygnaliści. Procedury te powinny być łatwo dostępne np. wysłane mailem do wszystkich pracowników, umieszczone w firmowym intranecie, a pracownicy powinni potwierdzić zapoznanie się z nimi.

Krok 6: Ustawa o sygnalistach a monitorowanie i aktualizacja procedur

Procedury zgłaszania naruszeń powinny być regularnie monitorowane i aktualizowane. Co najmniej raz w roku komisja wyjaśniająca powinna dostarczać raport o zgłoszeniach i podejmowanych działaniach radzie nadzorczej lub właścicielowi firmy. Taka analiza pozwoli ocenić, czy system działa sprawnie, oraz czy potrzebne są zmiany.

Podsumowanie

Wdrożenie ustawy o sygnalistach nie musi być trudne ani czasochłonne, jeśli podejdziesz do tego procesu krok po kroku i wykorzystasz dostępne narzędzia. Pamiętaj o konsultacjach z pracownikami, przygotowaniu procedur i dokumentacji oraz odpowiednim przeszkoleniu zespołu.

Pobierz darmowy wzór protokołu z konsultacji z pracownikami i zobacz, jak łatwo możesz wprowadzić zmiany w swojej firmie!

Jeśli potrzebujesz całej dokumentacji to zajrzyj do naszego sklepu – Pakiet dokumentacji dla Sygnalistów