Służbowa Komórka i laptop a RODO

utworzone przez Anna Zamojcin | paź 12, 2021

Służbowa Komórka i laptop a RODO

W ostatnich latach głośnym echem przez media przeszła sprawa aplikacji FaceApp pozwalającej na modyfikację wizerunku osoby ze zdjęcia. Niezwykle popularna stała się funkcja pozwalająca zobaczyć, jak osoba ze zdjęcia może wyglądać za 20-30 lat. Odezwały się głosy urzędników z Ministerstwa Cyfryzacji o niebezpieczeństwie utraty danych z telefonu, czy specjalistów od bezpieczeństwa z Niebezpiecznika o tym, jak sprzedajemy swoje dane w zamian za darmowe aplikacje.

A co jeżeli w taki sam nierozważny sposób używamy służbowego telefonu? Czy narażamy się na wyciek danych, incydent przetwarzania, kary i utratę reputacji? Zdecydowanie tak, dlatego musisz zmienić swoje przyzwyczajenia i na początek wdrożyć proste zasady używania komórki i laptopa.

Zanim zajmę się samymi aspektami korzystania ze służbowego telefonu, muszę jasno odpowiedzieć na bardzo często powtarzające się pytanie – kiedy mówimy o przetwarzaniu danych osobowych? Odpowiedź jest prosta: zawsze, chyba że mamy do czynienia z jednym z wyłączeń zdefiniowanych w RODO. Zatem bardziej słuszne jest pytanie – kiedy nie przetwarzasz danych osobowych? Nie przetwarzasz danych osobowych używając komórki prywatnej do prywatnych celów.

Prywatny sprzęt do celów służbowych

Pojęcie „służbowy telefon” czy „służbowy laptop” bardzo często pojawia się w słowniku osób zatrudnionych w korporacjach. Wiele z nich kusiło możliwością wykorzystywania sprzętu służbowego do celów prywatnych, stosując to jako zachętę do podjęcia pracy. Natomiast osoby pracujące w modelu b2b często do pracy wykorzystywały swoje urządzenia, a nie te dostarczone przez zleceniodawcę. Doprowadzało to do sytuacji w której dane prywatne były przechowywane razem z danymi służbowymi.

Łączenie funkcji telefonu służbowego i prywatnego jest wygodne, ale może być niebezpieczne z punktu widzenia RODO. Dane prywatne i służbowe zaczynają się na nim mieszać. RODO nie jest rozporządzeniem zawierającym detale techniczne, mówiące jak należy wdrażać zawarte w nim zapisy. To przedsiębiorca ma podejmować odpowiednie decyzje, uwzględniając charakter branży, zakres przetwarzanych danych czy zagrożenia. Zatem nie znajdziemy w nim pojęć urządzenia prywatnego czy służbowego. Pracodawca, który wyraził zgodę na wykorzystywanie przez pracownika prywatnych urządzeń do wykonywania obowiązków służbowych musi zastosować odpowiednie procedury, polityki i uwzględnić sytuację w analizie ryzyka.

Poniżej kilka rad, na jakie aspekty przede wszystkim zwracać uwagę i jak wdrożyć proste zasady używania komórki i laptopa u siebie i swoich pracowników.

Jak zabezpieczyć komórkę i laptopa

Na początku zadbaj o bezpieczeństwo fizyczne urządzenia i zapisanych w nim danych. Poniżej znajdziesz zasady, które musisz sobie przyswoić niezależnie od tego, czy to Twoje urządzenie prywatne, czy służbowe:

• Zabezpiecz dostęp do komputera silnym hasłem (co najmniej kilkanaście znaków w tym duże i małe litery, cyfry i znaki specjalne). Jak takie hasło stworzyć możesz przeczytać tutaj. Alternatywnie użyj managera haseł. Pamiętaj by nie stosować tego hasła nigdzie indziej.
• W urządzeniach mobilnych zastosuj również alfanumeryczne hasło. Jeżeli zdecydujesz się na kod PIN, niech będzie on co najmniej 6-cyfrowy. Zastosowanie dodatkowo biometrii, czyli odcisku palca lub rozpoznawania twarzy, także jest bezpieczne. Co do zasady musisz mieć ustawione możliwie najsilniejsze zabezpieczenie. Sprawdź jednak, jak awaryjnie się je wyłącza (np. w iPhone wystarczy 5 razy szybko kliknąć przycisk z prawej strony, którym normalnie blokujesz telefon).
• Jeżeli Twój telefon na to pozwala, włącz opcję przywracania ustawień fabrycznych po 10 nieudanych próbach logowania.
• Włącz szyfrowanie dysków, pamięć telefonu czy wymiennych kart pamięci. Na komputerach musisz je włączyć samodzielnie (BitLocker w Windows, FileVault w MacOS). Pamiętaj, że szyfrowanie nic nie da, jeżeli nadal będziesz komputer usypiać po skończonej pracy. W takim stanie klucze szyfrujące są nadal w pamięci urządzenia. Musisz je albo wyłączyć, albo hibernować.
• Telefony i tablety Apple mają domyślnie włączone szyfrowanie pamięci, tak samo nowsze urządzenia z Androidem. W starych musisz to zabezpieczenie włączyć samodzielnie. Nie zapomnij o wyjmowalnych kartach pamięci!
• W przypadku zgubienia czy kradzieży telefonu skorzystaj z dostarczonych przez producentów narzędzi pozwalających na zlokalizowanie urządzenia. Koniecznie wymuś jego wyczyszczenie i przywrócenie do ustawień fabrycznych zdalnie, gdyby tylko zguba zalogowała się do sieci GSM albo WiFi.
• W żadnym wypadku nie dawaj urządzenia do rąk nieznajomym, a już na pewno, gdy jest ono odblokowane. Odchodząc od komputera pamiętaj by go zablokować, a gdy odchodzisz na dłużej wyłączaj lub hibernuj.

Poczta, kalendarz, kontakty – zasady współdzielenia

Bardzo wygodnym rozwiązaniem jest wykorzystywanie tego samego urządzenia do obsługi prywatnej i służbowej poczty, kalendarza czy książki adresowej. Niemniej chwila nieuwagi może skończyć się incydentem, który co najmniej musisz odnotować w rejestrze incydentów. Wystarczy, że wyślesz e-mail z prywatnej skrzynki zamiast służbowej, lub zapiszesz dane kontaktowe w złej książce adresowej. Dlatego wprowadź proste i czytelne zasady oddzielania danych prywatnych i służbowych.

Aby uniknąć takich sytuacji, postaraj się korzystać z oddzielnych aplikacji do czynności prywatnych i służbowych. Tak robię ja. Do poczty prywatnej na telefonie czy laptopie wykorzystuję Apple Mail, czyli wbudowaną aplikację w MacOS czy iOS. Do służbowej zaś, ponieważ korzystam z pakietu Office365, mam na urządzeniach zainstalowanego klienta Microsoft Outlook. Ty możesz zainstalować dowolną inną aplikację pocztową do swojej skrzynki. W przypadku kalendarza przyjęłam zasadę, że korzystam tylko z usługi z Office365 zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych, ewentualnie zapisuje wydarzenia bezpośrednio w wewnętrznym kalendarzu telefonu.

Prywatne spotkania i tak wpływają na wydarzenia służbowe, a dzięki temu nie ryzykuję zapisania służbowego spotkania z danymi klienta w prywatnym kalendarzu. Pilnuję jednak, żeby raczej nie wpisywać danych osobowych w prywatne spotkania. W przypadku, gdy zatrudniasz osoby możesz w regulaminie zakazać takiego współdzielenia kalendarza. Stwórz regulamin który będzie zawierać spisane wszystkie zasady korzystania z urządzeń w firmie. Służbowa komórka i laptop a rodo

Uprawnienia aplikacji na telefonie

Jest takie powiedzenie, że jednym z dwóch największych kłamstw Internetu jest stwierdzenie „przeczytałem i akceptuję warunki użytkowania„. Niestety prawda jest taka, że niewiele osób zawraca sobie głowę przeczytaniem polityki prywatności. Często nie jest ona napisana najprostszym językiem, mimo że RODO to narzuca. Prowadzi to do sytuacji, że powierzamy nasze dane, często bardzo osobiste, firmom trzecim i tracimy w ten sposób nad nimi kontrolę, a także naszą prywatność.

Jako społeczeństwo mamy nawyk dość lekkomyślnego zgadzania się na dostęp do zgromadzonych na urządzeniu danych o nas i osobach trzecich. Udostępniamy je aplikacji i jej twórcom bez świadomości co się z nimi będzie działo. Jest to ignorancja która powoduje, że nie zapala nam się w głowie żółta ostrzegawcza lampka, gdy aplikacja kalkulatora prosi o dostęp do książki adresowej czy zdjęć. A powinna, bo przecież po co kalkulatorowi dostęp do tych danych?

Warto zachować czujność, gdy nowo zainstalowana na telefonie aplikacja prosi o dostęp do poczty, książki adresowej, kalendarza, zdjęć lub plików. Niebezpieczna może być też zgoda na monitorowanie wykonywanych na telefonie czynności. Aplikacje bankowe czy pozwalające na zamówienie przewozu często proszą o dostęp do książki adresowej, aby ułatwić przelewy czy wybór miejsca docelowego podróży. Zadaj sobie pytanie czy na pewno tego potrzebujesz. Ja rekomenduję, aby takiej zgody nie udzielać, jeżeli jednak chcesz z tych funkcjonalności korzystać, zadbaj o dopełnienie wszystkich wymogów formalnych, które stawia RODO.

Zarówno w życiu prywatnym, jak i w pracy zawodowej, trzeba z wyprzedzeniem myśleć i rozumieć jak działają aplikacje czy strony, którym przekazujemy jakieś dane. Zwracaj uwagę na to, czy masz uzasadniony cel, w którym je przekazujesz i podpisaną umowę powierzenia. Jeżeli aplikacja prosi o dostęp do zasobów pomyśl, czy na pewno jest to konieczne. W szczególności odmawiaj takiego dostępu, gdy wykorzystujesz ją do celów prywatnych. Łatwo w ten sposób możesz udostępnić dane osobowe klientów czy partnerów biznesowych.

Znane jest powiedzenie „lepiej zapobiegać niż leczyć„. Pasuje ono także do ochrony danych osobowych i samego ich przetwarzania. Lepiej zmienić swoje nawyki i nauczyć się nowych bezpiecznych zachowań, niż usuwać skutki incydentu. Wyciek danych może uszczuplić nie tylko Twój portfel, ale co ważniejsze nadszarpnąć reputację. Karę może nałożyć UODO, zadośćuczynienia domagać może się sam poszkodowany. Dlatego przede wszystkim przejrzyj swój telefon oraz laptop i cofnij uprawnienia aplikacjom, które nie są Ci niezbędne. Z części z nich po prostu zrezygnuj. Możesz też zakupić oddzielne urządzenia i całkowicie odseparować swoje sprawy zawodowe od prywatnych.

Potrzebujesz pomocy w sprawach bezpieczeństwa danych osobowych? Napisz do mnie. Chętnie pomogę Tobie, i Twojej firmie w dostosowaniu do wymogów i przepisów RODO

Jeśli prowadzisz firmę jednoosobową i nie posiadasz jeszcze systemy ochrony danych to tu znajdziesz gotowy pakiet dokumentacji RODO dla jednoosobowej działalności która pozwoli Ci bez wysiłku wdrożyć RODO w Twojej firmie.

Natomiast jeśli zatrudniasz pracowników to odpowiedni będzie dla Ciebie pakiet RODO dla pracodawców w którym znajdziesz dokumentację niezbędną do zachowania zgodności z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych.

Tu mnie znajdziesz:

 Dołącz do mnie na Facebooku

 Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo

Minimalizacja danych – czyli ile i jakie dane możemy przetwarzać

utworzone przez Anna Zamojcin | lip 29, 2021

Co to jest minimalizacja danych

Czy jako przedsiębiorca nie zbierasz zbyt dużo danych od swoich pracowników, klientów, kontrahentów? Czasami wydaje nam się, że jeśli zbierzemy więcej danych to nam się do czegoś przydadzą, jeśli nie od razu to może później. Że dzięki temu nasza wiedza na temat np. Klienta będzie większą i będziemy mogli „lepiej” zrealizować zamówienie, lub zrozumieć potrzeby. Ale czy na pewno takie podejście jest właściwe? Czy nie łamiemy w ten sposób praw osób od których pobieramy dane i czy postępujemy zgodnie z zasadą minimalizacji danych? 

Minimalizacja danych jest to jedna z zasad, co do których możliwe są najszersze interpretacje, a która też potencjalnie może na przedsiębiorców ściągnąć bolesne konsekwencje finansowe w przypadku stwierdzenia naruszenia. Minimalizacja jest dokładnie w RODO zdefiniowana, dokładny zapis tego punktu brzmi:

Dane osobowe muszą być: c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);

RODO, Artykuł 5, punkt 1, lit.c)

W praktyce dla każdego administratora danych osobowych oznacza to tyle, że nie może on gromadzić więcej danych osobowych, niż jest to niezbędne do wykonania danej czynności. Określenie tego zbioru minimalnych danych może stanowić problem lub pole do interpretacji. Ważne jest, aby decyzja była podjęta przez przedsiębiorcę świadomie. Dlatego należy ją poprzedzić analizą tego, jakie czynności w przedsiębiorstwie się wykonuje i jakie dane osobowe są do nich niezbędne.

Przyjrzyjmy się trzem sytuacjom, gdzie minimalizacja zbieranych danych ma znaczenie.

Lista mailowa – zbieramy tylko adres e-mail?

Newsletter, czyli lista mailowa, to jedna z najstarszych i najpopularniejszych metod stałego kontaktu z czytelnikiem i promocji swoich produktów i usług. Teraz zadajmy sobie pytanie, jakie dane osobowe są nam potrzebne, aby zapisać kogoś na newsletter.

Odpowiedź wydaje się oczywista – adres e-mail. Co do tego nie ma żadnych wątpliwości. Jednak na wielu stronach prosi się nie tylko o podanie adresu e-mail, lecz także imienia i nazwiska.

Takie podejście nie jest niezgodne z RODO, jeżeli spełnione są dwa warunki:

• Jasno informujemy klienta, w jakim celu chcemy pobrać dane
• Pozwalamy, w przypadku danych, które nie są niezbędne, na dobrowolność ich podania

Nie zawsze jest tak, że zapisując do listy mailowej sam adres e-mail będzie tym minimalnym zbiorem danych. Załóżmy, że prowadzisz sklep internetowy, który działa na terenie całej Polski, lecz oferta asortymentu jest zależna od województwa, w którym znajduje się zamawiający. Także Twoje newslettery są tworzone z myślą o odbiorcach w danym regionie. W takim wypadku proszenie czytelnika o podanie województwa zamieszkania jest uzasadnione do realizacji celu, dla którego zbierasz dane. Minimalizacja danych w tym wypadku obejmuje już dwie cechy, a nie jedną. O tym jak poprawnie zapisywać na newsletter piszę w artykule „Newsletter z godny z RODO”.

Zakup i dostawa produktu – ile danych potrzebujesz do realizacji zamówienia

Jeżeli prowadzisz sklep internetowy, to musisz od kupującego zebrać pewien zestaw danych osobowych, aby zrealizować transakcję, zgodnie z prawem ją zaksięgować oraz dostarczyć zakupiony produkt. Zatem do zebrania pewnych informacji przedsiębiorca jest zobligowany przepisami prawa. Przykładowo, dane, które musimy umieścić na fakturze, określa art. 106e ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług. Jeżeli fakturę wystawiamy osobie prywatnej, czy prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, to bez wątpienia przetwarzamy jej dane osobowe.

Nieco inaczej sytuacja wygląda, jeżeli chodzi o przetwarzanie danych celem dostarczenia towaru. Sprzedający zazwyczaj wymaga podania tych samych danych co do wystawienia faktury (poza numerem NIP), do tego danych kontaktowych – adresu e-mail oraz numeru telefonu. Nie ma wątpliwości, że podanie tych danych jest niezbędne, aby dostarczyć przesyłkę do zamawiającego oraz informować o statusie dostawy lub umożliwić kurierowi kontakt odbiorcą.

A jeżeli pozwalasz na osobisty odbiór zamówienia? W takim przypadku żądanie podania danych adresowych czy kontaktowych należałoby uznać za złamanie zasady minimalizacji. Skoro pozwalasz na odbiór osobisty to jedyne dane, jakie potrzebujesz to imię i nazwisko zamawiającego celem ewentualnego potwierdzenia tożsamości odbierającego. Dane adresowe nie są Ci do tego potrzebne, gdyż one i tak nie znajdują się na dokumentach tożsamości. Z podobną sytuacją mamy do czynienia, gdy klient zamawia dostawę do paczkomatu. Czołowy operator, firma InPost, wymaga jedynie podania adresu e-mail i numeru telefonu odbiorcy (co też budzi pewne wątpliwości, jeżeli chodzi o zasadę minimalizacji) oraz wskazanie paczkomatu, zatem przetwarzanie przez Ciebie większej ilości danych celem wykonania dostawy jest bezzasadne.

Jeżeli dopiero otwierasz sklep internetowy to zwróć uwagę, aby jego system był zgodny z zasadą minimalizacji. W sytuacji, gdy Twój sklep już działa, zapytaj się jego operatora o możliwości jego dostosowania. Zapoznaj się z dokumentacją dla sklepu internetowego w pełni dostosowaną do obowiązujących przepisów prawa.

Minimalizacja danych w umowach – czy pobrać numer dowodu?

Prowadząc własną firmę, nie unikniesz podpisywania różnych umów. Mogą być to umowy z klientami, dostawcami czy podwykonawcami. Zarówno z osobami fizycznymi, jak i prawnymi. Na każdej umowie musisz zawrzeć jasne informacje jednoznacznie identyfikujące strony umowy. W przypadku firmy będzie to numer NIP czy numer wpisu do KRS. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą możemy ustalić na podstawie numeru NIP lub REGON. A jak postąpić, gdy mamy do czynienia z osobą fizyczną?

W Polsce nadal istnieje błędne przekonanie, że do zawarcia umowy z drugą osobą trzeba od niej zebrać dużo informacji. Dlatego na wielu umowach pojawiają się taki pola jak imię, nazwisko, adres zameldowania, miejsce zamieszkania, imiona rodziców, numer PESEL, data urodzenia, numer dowodu wraz z datą jego ważności i inne. Widziałem również umowy, w których wymagane było podanie danych z dwóch dokumentów tożsamości. Wszystkie te umowy nie są zgodne z RODO.

Do identyfikacji osoby fizycznej wystarczą trzy informacje – jej imię, nazwisko oraz numer PESEL. Zamiast numeru PESEL można wpisać numer dowodu osobistego lub paszportu. Z praktycznego punktu widzenia PESEL jest jednak wygodniejszy, gdyż w przeciwieństwie do numerów dokumentów się nie zmienia. Jednak pamiętaj, że zbieranie jednocześnie numeru PESEL i numeru dokumentu tożsamości najprawdopodobniej zostanie uznane za złamanie reguły minimalizacji, gdyż wystarczająca jest tylko jedna z nich. W żadnym wypadku nie wolno Ci także w żaden sposób przetwarzać kopii dowodu czy paszportu. Taki skan zwierać będzie nie tylko te trzy wymagane do identyfikacji dane, ale znacznie więcej informacji, w tym dane biometryczne w postaci zdjęcia.

Jeśli prowadzisz firmę jednoosobową i nie posiadasz jeszcze systemy ochrony danych to tu znajdziesz gotowy pakiet dokumentacji RODO dla jednoosobowej działalności która pozwoli Ci bez wysiłku wdrożyć RODO w Twojej firmie.

Natomiast jeśli zatrudniasz pracowników to odpowiedni będzie dla Ciebie pakiet RODO dla pracodawców w którym znajdziesz dokumentację niezbędną do zachowania zgodności z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych.

Tu mnie znajdziesz:

 Dołącz do mnie na Facebooku

 Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo