Digital Services Act (DSA) – Co to jest i jak wpłynie na e-commerce

Akt o Usługach Cyfrowych (DSA), znany również jako “Konstytucja Internetu”, wszedł w życie 17 lutego 2024 roku. To ważny moment dla cyfrowego świata, a jego wprowadzenie ma na celu stworzenie nowych ram dla działalności dostawców usług cyfrowych na terenie Unii Europejskiej.

Co to jest Akt o Usługach Cyfrowych (DSA)?

Digital Services Act (DSA) to unijne rozporządzenie, które reguluje działalność dostawców usług pośrednich (takich jak serwisy społecznościowe, platformy handlu elektronicznego czy hostingodawcy) na terenie UE. Oto niektóre kluczowe zmiany wprowadzone przez DSA:

  1. Bezpieczeństwo użytkowników: DSA stawia na bezpieczeństwo użytkowników, ochronę praw podstawowych i przejrzystość funkcjonowania platform internetowych.
  2. Usuwanie nielegalnych treści: Platformy będą zobowiązane do stworzenia systemu raportowania nielegalnych treści, takich jak nienawiść, przemoc czy pornografia dziecięca.
  3. Moderowanie treści: DSA wprowadza kontrolę nad sposobem moderowania treści przez platformy, a użytkownicy mają prawo do odwołania się od decyzji platformy.
  4. Ochrona danych osobowych: DSA nie narusza postanowień RODO, ale wprowadza dodatkowe rozwiązania mające lepiej chronić użytkowników.

Jakie zmiany powinny zostać uwzględnione w regulaminie Twojego sklepu internetowego z uwagi na wprowadzenie Aktu o Usługach Cyfrowych (DSA):

Bezpieczeństwo użytkowników:

    • W regulaminie powinny znaleźć się zapisy dotyczące bezpieczeństwa użytkowników. To obejmuje ochronę prywatności, zabezpieczenia przed nadużyciami oraz odpowiednie postępowanie w przypadku naruszeń.
    • Wymagane jest również dostosowanie polityki prywatności do nowych przepisów.

Usuwanie nielegalnych treści:

    • Sklepy internetowe muszą mieć procedury do usuwania nielegalnych treści, takich jak treści nawołujące do nienawiści, przemoc czy pornografia dziecięca.
    • W regulaminie powinny znaleźć się zapisy dotyczące zgłaszania takich treści przez użytkowników oraz reakcji sklepu na takie zgłoszenia.

Moderowanie treści:

    • DSA wprowadza kontrolę nad moderacją treści na platformach. Sklepy muszą mieć jasne zasady moderacji i informować użytkowników o procesie odwoływania się od decyzji moderacji.
    • W regulaminie warto zawrzeć informacje na temat moderacji, zasad usuwania treści oraz prawa użytkowników do odwołania się.

Ochrona danych osobowych:

    • Regulamin powinien zawierać zapisy dotyczące ochrony danych osobowych. To obejmuje informacje o zbieranych danych, celu ich przetwarzania oraz prawach użytkowników w zakresie prywatności.
    • Warto również dostosować politykę cookies do nowych wymogów.

Dokumentacja umowna:

    • Zmiany w regulaminie powinny uwzględniać nowe przepisy DSA.
    • Warto również zaktualizować warunki korzystania ze sklepu oraz politykę zwrotów i reklamacji.

Projektowanie interfejsów:

    • Nawet sposób projektowania interfejsów internetowych może wymagać dostosowania. DSA stawia na przejrzystość i łatwość korzystania z platform.

Jakie są kary za nieprzestrzeganie DSA?

Akt o Usługach Cyfrowych (DSA) wprowadza surowe sankcje za nieprzestrzeganie przepisów. Oto, co warto wiedzieć na ten temat:

  1. Maksymalna Wysokość Grzywny: Jeśli nie dostosujesz się do wymogów DSA, maksymalna wysokość grzywnymoże wynieść 6% rocznego światowego obrotu danego dostawcy usług pośrednich w poprzednim roku obrotowym.
  2. Skargi od Użytkowników: Użytkownicy korzystający z Twojego serwisu mogą zgłaszać nieprzestrzeganie przepisów DSA. Mogą również składać skargi na Twoje działania związane z DSA. Warto pamiętać, że użytkownicy mają prawo dochodzić swoich praw w tym zakresie.

Jeśli prowadzisz sklep internetowy, koniecznie dostosuj regulaminy swojego sklepu do nowych przepisów, aby uniknąć kar i zapewnić bezpieczeństwo użytkowników.

Czy muszę zaktualizować politykę prywatności zgodnie z z nowymi przepisami Aktu o Usługach Cyfrowych (DSA)

Koniecznie powinieneś zaktualizować politykę prywatności swojego sklepu internetowego zgodnie z nowymi przepisami Aktu o Usługach Cyfrowych (DSA). Oto kilka kluczowych kwestii, które warto uwzględnić w zaktualizowanej polityce prywatności:

  • Zbieranie i przetwarzanie danych osobowych: Precyzyjnie opisz, jakie dane osobowe zbierasz od użytkowników, w jaki sposób je przetwarzasz oraz w jakim celu. Wymień również podstawy prawne przetwarzania danych.
  • Prawa użytkowników: Informuj użytkowników o ich prawach związanych z danymi osobowymi. To obejmuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania.
  • Cookies i śledzenie: Opisz, jakie pliki cookies wykorzystujesz na stronie oraz jakie narzędzia śledzenia (np. Google Analytics) są używane. Informuj użytkowników o możliwości wyłączenia cookies.
  • Kontakt z administratorem danych: Podaj dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych w Twojej firmie. To może być np. inspektor ochrony danych.
  • Zgoda na przetwarzanie danych: Jeśli zbierasz dane na podstawie zgody, wyraźnie informuj użytkowników o celu przetwarzania i umożliw im wyrażenie lub wycofanie zgody.

Pamiętaj, że zaktualizowane dokumenty takie jak Regulamin sklepu oraz Polityka prywatności powinny być dostępne na Twojej stronie internetowej i łatwo dostępna dla użytkowników. Jeśli szukasz aktualnych dokumentów dostosowanych do nowych przepisów to zajrzyj do naszego sklepu w którym znajdziesz zawsze aktualne dokumenty.

Aktualny Regulamin sklepu internetowego

Polityka prywatności i polityka cookies

5 niezbędnych dokumentów dla sklepu internetowego – jakie polityki i regulaminy musisz posiadać?

5 niezbędnych dokumentów dla sklepu internetowego – jakie polityki i regulaminy musisz posiadać?

Sklep internetowy to nie tylko witryna sprzedażowa, ale również podmiot, który działa w ramach prawa. Dlatego też, aby funkcjonować legalnie i zapewnić ochronę zarówno dla właściciela, jak i dla klientów, sklep musi spełnić pewne wymagania prawne i prowadzić odpowiednią dokumentację. Poniżej przedstawiam listę niezbędnych dokumentów, polityk i regulaminów, które powinny być obecne w każdym sklepie internetowym:

I. Regulamin sklepu internetowego – co to jest i dlaczego jest potrzebny?

Regulamin sklepu internetowego – dokument obowiązkowy – jest to podstawowy dokument określający zasady funkcjonowania sklepu internetowego, relacji między sprzedawcą a klientami oraz przede wszystkim, regulujący zasady sprzedaży. W regulaminie powinny znaleźć się informacje dotyczące m.in. oferty sklepu, zamówień, płatności, dostawy, reklamacji oraz zwrotów.

II. Polityka prywatności – jakie informacje powinna zawierać i dlaczego jest ważna?

Polityka prywatności – dokument obowiązkowy – określający zasady gromadzenia i przetwarzania danych osobowych klientów. Polityka prywatności powinna zawierać informacje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych, ich ochronie oraz o prawach klientów w zakresie ochrony danych osobowych.

III. Polityka cookies – co to jest i jakie informacje powinna zawierać?

Polityka cookies – dokument obowiązkowy – określający zasady gromadzenia i przetwarzania danych związanych z plikami cookies. Polityka cookies powinna zawierać informacje o celach i sposobach przetwarzania danych, o rodzajach wykorzystywanych plików cookies oraz o prawach klientów w zakresie ich ochrony.

IV. Formularz odstąpienia od umowy – co to jest i dlaczego jest ważny?

Formularz odstąpienia od umowy – jest wymagany przez prawo konsumenckie i umożliwia klientowi odstąpienie od zawartej umowy bez podania przyczyny. W formularzu powinny znaleźć się informacje dotyczące sposobu odstąpienia od umowy, adresu do zwrotu towaru oraz danych kontaktowych sprzedawcy.

V. Formularz reklamacji – co to jest i jakie informacje powinien zawierać?

Formularz reklamacji natomiast umożliwia klientowi zgłoszenie wadliwego towaru lub niezgodności z umową. Powinien zawierać informacje o produkcie, wady lub niezgodności z umową, a także dane kontaktowe klienta i ewentualnie sposób reklamacji.

Dlaczego dostępność tych dokumentów jest ważna dla sklepu internetowego?

Wszystkie te dokumenty powinny być dostępne dla klientów w łatwy sposób, np. poprzez linki na stronie sklepu lub w stopce strony. Zapewnienie łatwego dostępu do tych dokumentów i formularzy jest niezwykle ważne, ponieważ pomaga to w rozwiązywaniu problemów związanych z transakcjami, a także zapewnia klientom poczucie bezpieczeństwa i pewności, że ich prawa są chronione. Profesjonalna dokumentacja sklepu internetowego buduje zaufanie klienta do sprzedawcy i daje mu pewność, że transakcja jest dokonywana w legalnym sklepie, w którym nie zostanie oszukany. Ponadto wszystkie polityki i regulaminy powinny być napisane w jasny i zrozumiały sposób, aby klienci mogli łatwo zapoznać się z ich treścią.

Nieprzestrzeganie obowiązku posiadania tych dokumentów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawno-finansowymi dla sklepu internetowego, a także wpłynąć negatywnie na jego reputację wśród klientów.

Pamiętaj także, że oprócz załączonych do platformy sprzedażowej dokumentów powinieneś też zadbać o odpowiednie zapisy na stronie przy formularzach zbierających dane osobowe twoich klientów i użytkowników strony takich jak: formularz kontaktowy, zapis na newsletter, założenie konta użytkownika itp. Mowa tu o odpowiednich zgodach jeśli takowe są wymagane oraz skróconych klauzulach informacyjnych.

Podsumowując, sklep internetowy musi prowadzić odpowiednią dokumentację, polityki i regulaminy, aby spełnić wymagania prawne oraz zapewnić ochronę zarówno dla właściciela, jak i dla klientów.

Nie trać czasu na szukanie informacji o wymaganej dokumentacji dla swojego sklepu internetowego – teraz już wiesz, jakie dokumenty, polityki i regulaminy powinny się w nim znajdować. Pamiętaj, że posiadanie profesjonalnej dokumentacji może pomóc w budowaniu zaufania i zwiększeniu sprzedaży. Jeśli szukasz gotowego kompletu dokumentów to zajrzyj do na tą stronę. A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat e-commerce, zapraszamy do przeczytania kolejnego artykułu na naszym blogu! Kliknij tutaj, aby przejść do niego teraz.

Tu mnie znajdziesz:

moje konto Dołącz do mnie na Facebooku

zamówienie Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo

Przykłady naruszeń danych osobowych

Przykłady naruszeń danych osobowych

Kiedy powinniśmy zgłosić do UODO a kiedy nie naruszenie danych osobowych, które miało miejsce w naszej firmie. Czy są jakieś okoliczności łagodzące lub sytuacje w których ten sam incydent zamiast do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych trafi tylko do naszego wewnętrznego rejestru. Poniżej znajdziesz przykłady naruszeń danych osobowych czyli kilka przykładów incydentów oraz przesłanek, które mogą być wiążące do podjęcia decyzji o zgłoszeniu naruszenia do UODO, lub odstąpienia od tej czynności. Pamiętaj, by nie stosować ich bezkrytycznie – zawsze musisz samodzielnie dokonać oceny sytuacji.

Zgubienie lub kradzież laptopa

Kradzież lub zgubienie sprzętu to częste sytuacje. Odpowiednia ocena zależy od wdrożonych zabezpieczeń a także odpowiedniej edukacji osób.

  • Nie zgłaszamy, jeżeli laptop był wyłączony lub w stanie hibernacji oraz włączone było szyfrowanie wszystkich dysków znajdujących się w urządzeniu.
  • Zgłaszamy, jeżeli co najmniej jeden z dysków nie był zaszyfrowany lub w sytuacji, gdy komputer był uruchomiony lub w stanie uśpienia.

Zgubienie lub kradzież dysku przenośnego lub pamięci pendrive

  • Nie zgłaszamy, jeżeli dysk lub pendrive były w całości zaszyfrowane (nie tylko pojedyncze pliki)
  • Zgłaszamy, jeżeli dysk lub pendrive nie były w całości zaszyfrowane lub istnieją co do tego wątpliwości.

Pozostawiony otwarty sejf lub zamykana szafa z dokumentami osobowymi pracowników

  • Nie zgłaszamy, jeżeli pracownik o niedopatrzeniu się szybko zorientował i natychmiast wrócił i zamknął szafę, lub monitoring potwierdził, że nikt nie miał do niej i pomieszczenia dostępu.
  • Zgłaszamy, jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, podejrzenie lub pewność, że ktoś miał dostęp do szafy lub nawet samego pomieszczenia.

Niewłaściwie zaadresowana poczta elektroniczna

  • Nie zgłaszamy, jeżeli z adresu jak i treści poczty nie wynika jednoznacznie kto jest odbiorcą (na przykład wysyłamy mail na alias pocztowy) i nie zwiera w treści żadnych danych osobowych
  • Zgłaszamy, gdy prawowity odbiorca, lub inne osoby są identyfikowalne

Aktywne konta pracowników, którzy już nie są zatrudnieni

Jakakolwiek utrata kontroli nad danymi jest już sama w sobie naruszeniem. W większych firmach zdarza się, że przez niedopatrzenie odchodzącemu pracownikowi nie zostanie zablokowany dostęp do służbowego konta lub poczty.

  • Nie zgłaszamy, jeżeli na podstawie logów z serwera potwierdzimy, że nikt nie miał dostępu do konta od chwili rozwiązania współpracy z pracownikiem
  • Zgłaszamy, gdy istnieje prawdopodobieństwo nieuprawnionego dostępu

Podanie danych przez telefon niezweryfikowanemu rozmówcy

Wyłudzenia przez telefon nie są niczym nowym i nadal są powszechne. Ktoś dzwoniący do księgowej może podawać się za pracownika ZUS i pytać o dane osobowe pracowników. Ważne jest odpowiednie szkolenie Twojej kadry oraz stosowanie zdroworozsądkowej zasady ograniczonego zaufania.

  • Nie zgłaszamy, jeżeli pracownik w porę zorientował się w zagrożeniu i oszacujemy ryzyko na podstawie udostępnionych w ten sposób danych na niskie.
  • Zgłaszamy, w każdym innym przypadku.

Niepoprawne usunięcie danych z nośników elektronicznych

Nie usunęliśmy odpowiednio danych z telefonu, tabletu czy komputera pracownika przed przekazaniem sprzętu innej osobie, oddaniem do serwisu lub odsprzedażą. Pamiętaj, że samo formatowanie dysku nie wystarcza, a niektóre nośniki wymagają fizycznego zniszczenia.

  • Nie zgłaszamy, gdy dane na nośniku były niekompletne lub zanonimizowane.
  • Zgłaszamy w każdym innym przypadku.

Wyrzucenie dokumentów na śmietnik

O sytuacji takiej mówimy nawet wtedy, gdy pracownik wyrzuci odręczne notatki do zwykłego kosza na śmieci w biurze, nie mówiąc już o wyrzucaniu całych segregatorów na śmietnik.

  • Nie zgłaszamy, gdy pracownik szybko poprawił swój błąd lub gdy mamy pewność (np. z zapisu monitoringu), że nikt nie miał do danych dostępu.
  • Zgłaszamy, gdy nie ma pewności co do tego czy ktoś miał dostęp do wyrzuconych danych lub potwierdzimy taki fakt.

Zgłoszenie naruszenia

Przykłady naruszeń danych osobowych nie wyczerpują całego katalogu zdarzeń które mogą wystąpić w Twojej firmie. Postępowanie gdy wykryjesz naruszenie ochrony danych osobowych powinno być jasną spisaną procedurą czynności, które należy wykonać krok po kroku. Jeżeli zatrudniasz parę osób, pamiętaj, by przypisać kto jest za wykonanie danej czynności odpowiedzialny, oraz kto będzie podejmował decyzje. Postaraj się, aby decyzyjne zawsze były co najmniej dwie osoby, na wypadek, gdyby jedna z nich była chora lub na urlopie. Jest to o bardzo ważne. Jeżeli naruszenie będzie musiało być zgłoszone do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, to masz na to tylko 72 godziny od momentu jego wykrycia. Przykłady naruszeń danych osobowych.

Niezależnie od tego, każdy incydent musi być odnotowany w wewnętrznym rejestrze – możesz go prowadzić na przykład w dedykowanym arkuszu kalkulacyjnym czy dokumencie tekstowym. Procedurę zgłaszania incydentu znajdziesz w pakietach dokumentacji RODO dla firm. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę to optymalny będzie Pakiet dokumentacji RODO dla jednoosobowej firmy, natomiast dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników odpowiedni będzie Pakiet dokumentacji RODO dla firm zatrudniających pracowników.

Polecany artykuł: 72 godziny na zgłoszenie naruszenia

Tu mnie znajdziesz:

moje konto Dołącz do mnie na Facebooku

zamówienie Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo

RODO w procesie rekrutacji

RODO w procesie rekrutacji

Bez względu na to, w jaki sposób pracodawca będzie poszukiwał kandydatów do pracy, proces rekrutacji zawsze będzie wiązał się z pozyskiwaniem przez niego danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych (CV, listach motywacyjnych, świadectwach pracy, listach referencyjnych, zaświadczeniach itd.).

Podczas tego procesu musisz kierować się kilkoma zasadami:

  • Pracodawca powinien przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne ze względu na cel ich zbierania – pamiętaj więc aby w ogłoszeniu prosić tylko o takie dane które są zasadne do poprawnej oceny kandydata, zakres tych danych został wyraźnie wskazany w art. 22 Kodeksu pracy.
  • Dane osobowe nie mogą być zbierane na zapas – oznacza to, że nie możesz zbierać CV jeśli nie prowadzisz aktualnie naboru na konkretne stanowisko.
  • Żądanie przez pracodawcę od kandydatów do pracy informacji wykraczających poza to, co przede wszystkim przewidują przepisy prawa pracy może naruszać prywatność kandydata np. prośba o podanie kontaktu do byłego pracodawcy w celu uzyskania opinii.

Jakich danych może żądać pracodawca od  kandydata w toku rekrutacji

Zakres danych wskazany został w art. 22 Kodeksu pracy

  • identyfikacyjne (imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia);
  • kontaktowe (adres zamieszkania)
  • dane o wykształceniu, umiejętnościach, doświadczeniu zawodowym (ukończonych szkołach oraz studiach, przebytych szkoleniach i kursach, poprzednich pracodawcach, zajmowanych stanowiskach oraz obowiązkach zawodowych)

Jest to katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy, w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia z nim umowy. Co istotne,
z uwagi na specyfikę procesu rekrutacji, do zawarcia tej umowy wcale nie musi ostatecznie dojść. RODO w procesie rekrutacji.

Jakich danych pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy?

  • danych wykraczających poza zakres, który został wskazany w przepisach prawa,
  • danych nadmiarowych, w szczególności takich, które nie mają związku z celem, jakim jest zatrudnienie pracownika (np. danych o stanie cywilnym, wyznaniu, poglądach religijnych czy orientacji seksualnej).

Wyjątki określone prawem np. wymóg niekaralności

  • nauczyciele (art. 10 ust. 8a ustawy – Karta Nauczyciela),
  • straż graniczna (art. 31 ust. 1 ustawy o Straży Granicznej),
  • detektywi (art. 29 ust. 2 ustawy o usługach detektywistycznych),
  • osoby ubiegającej się o zatrudnienie w podmiotach sektora finansowego

rodo w procesie rekrutacji wymaga dostosowania do wielu przepisów także sektorowych

Czy pracodawca musi poinformować kandydatów do pracy o przetwarzaniu ich danych osobowych?

Tak, tego wymaga RODO w procesie rekrutacji. Każdy potencjalny pracodawca, który zbiera dane od kandydatów do pracy, jest zobowiązany poinformować te osoby o:

  • pełnej nazwie i adresie swojej siedziby,
  • danych kontaktowych inspektora ochrony danych (o ile go wyznaczył),
  • celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej przetwarzania,
  • znanych mu w chwili gromadzenia danych odbiorcach danych (rozumianych szeroko) lub ich kategoriach,
  • zamiarze transgranicznego przetwarzania danych (o ile taki istnieje),
  • okresie, przez który dane będą̨ przetwarzane bądź kryteriach ustalania tego okresu,
  • przysługujących jej prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
  • prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność́ z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli dane są zbierane na podstawie zgody),
  • prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO,
  • dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich nie podania.

Pracodawca ma obowiązek poinformować kandydata do pracy o tych okolicznościach w chwili pozyskiwania tych danych w sposób jasny, czytelny i łatwo dostępny dla kandydata. Może to zrobić np. w treści ogłoszenia o pracę lub w informacji zwrotnej bezpośrednio po otrzymaniu od kandydata aplikacji do pracy. Pamiętaj zatem aby w Twojej dokumentacji systemowej znalazł się wzór klauzuli informacyjnej dla kandydatów do pracy.

Czy kandydat musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

NIE. Dotychczasowe praktyki polegające na umieszczeniu na CV przez kandydata zgody na przetwarzanie jego danych osobowych nie są prawidłowe. Dane kandydata przetwarzane są na podstawie przepisów prawa (art 6.1.b) zawartych w Kodeksie Pracy w art. 22, a nie na podstawie wyrażonej zgody.

Są jednak pewne wyjątki kiedy zgoda jest wymagana:

  • Przetwarzanie danych wrażliwych dotyczących stanu zdrowia (o ile administrator nie legitymuje się przepisem prawa, który zobowiązuje go do ich przetwarzania tego typu danych np. policja)
  • Wykorzystanie CV kandydata do celu jakim jest przyszła rekrutacja.

Ważne jest aby kandydat został poinformowany o możliwości i sposobie wycofania zgody. Sposób wycofania zgody powinien być równie łatwy, jak było jej wyrażenie. Zgoda na przetwarzanie danych np. w celu kolejnych rekrutacji może być wycofana w dowolnym momencie. W takiej sytuacji pracodawca traci uprawnienie do dalszego przetwarzania tych danych i powinien niezwłocznie je usunąć. O prawie do wycofania zgody pracodawca powinien poinformować́ kandydata w momencie pozyskania jego danych.

O co więc chodzi z tymi formułkami RODO na CV?

Jest to pozostałość z poprzednich regulacji z 1997 roku, w ramach których wymagało się umieszczenia zgody na życiorysie kandydata, pod rygorem niewykorzystania przez pracodawcę CV w procesie rekrutacji. Aktualnie przepisy nie wymagają już zgody kandydata na wykorzystanie jego danych, gdyż odbywa się to na innej podstawie prawnej tj. na zapisach Kodeksu Pracy.

Oczywiście zdarza się, że kandydat umieści w swoim CV dane ponad to czego się od niego wymaga i co jest przewidziane przepisami prawa, np. zdjęcie czy datę urodzenia, a odpowiedzią na to jest  odpowiednio opracowana klauzula informacyjna. Wystarczy dodać w niej zapis o treści: „Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda ( 6 ust. 1 lit a RODO) na przetwarzanie tych danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.” Widzisz więc, że RODO w procesie rekrutacji nie jest zbyt skomplikowane i wystarczy znać kilka podstawowych zasad którymi należy się kierować podczas poszukiwania praciwników.

Jeśli prowadzisz firmę i nie posiadasz jeszcze pakietu dokumentów w którym znajdziesz min. instrukcje i dokumenty związane z procesem rekrutacji, to zajrzyj do naszego  sklepu online w którym znajdziesz dokumentację przygotowaną przez specjalistów zgodną z obowiązującym prawem.

 

Tu mnie znajdziesz:

moje konto Dołącz do mnie na Facebooku

zamówienie Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo

Monitoring zgodny z RODO cz. 1

Monitoring zgodny z RODO

Monitoring wizyjny nie jest czymś niezwykłym. Przedsiębiorcy wprowadzają go, aby podnieść bezpieczeństwo obiektu czy jako materiał dowodowy w przypadku konfliktu czy naruszeń jakie miały miejsce na terenie firmy czy instytucji.

Czy monitoring podlega RODO?

Niezależnie od celu, w jakim monitoring jest wdrożony, jest on narzędziem, w którym przetwarzamy biometryczne dane wizerunku różnych osób, zatem monitoring musi być zgodny z RODO. Wyzwaniem jest nie tyle odpowiednie rozmieszczenie kamer, ile prawidłowe postępowanie z nagraniami. Ważna informacja dla właścicieli monitoringu to taka, że w opinii Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych „przepisy o monitoringu nie zezwalają na nagrywanie dźwięku towarzyszącego zdarzeniom. Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne na podstawie ustaw regulujących ich działalność

Gdzie umieścić rejestrator monitoringu?

Kamery monitoringu prawie zawsze są podłączone do systemu, który pozwala na nagrywanie obrazu. Każdy sprzedawca tego typu rozwiązań oferuje swoje produkty, które najczęściej są zgodne z powszechnymi standardami. Jednym z nich jest zapis nagrań w postaci plików DAW. Lokalne rejestratory to urządzenia z odpowiednie dużymi i szybkimi dyskami oraz specjalistycznym oprogramowaniem do przechowywania, odtwarzania i zarządzania zapisanymi danymi.

Podstawowy problem z tego typu urządzeniami polega na tym, że większość z nich nie szyfruje danych zapisywanych na dyskach. Oznacza to, że niepowołana osoba, która uzyska dostęp do dysków, może podłączyć je do innego rejestratora tego samego producenta, lub nawet do zwykłego domowego komputera, uzyskując tym samym dostęp do zapisanych nagrań. Wymiana rejestratora na nowy model może być kosztowna, a czasem niemożliwa. W takim przypadku przedsiębiorcy powinni skupić się na fizycznej ochronie dostępu do samego rejestratora.

Wybór odpowiednich środków ochrony zależy od możliwości przedsiębiorcy i warunków technicznych budynku czy pomieszczenia. Moim zdaniem warte rozważenia są następujące metody:

  • Umieszczenie rejestratora w widocznym, publicznym miejscu. Może być nim na przykład główny hol albo recepcja biura. Dzięki temu każdy dostęp do nagrań będzie odbywał się na oczach innych osób, a podejrzanie zachowanie może zwrócić uwagę pracowników.
  • Zamknij rejestrator w szafie teleinformatycznej i zabezpiecz do niej dostęp dwoma zamkami. Najlepiej niech będą to dwie kłódki. Fabryczny zamek do szaf teleinformatycznych jest dość standardowy i nawet amator w prosty sposób go otworzy. Nie przechowuj kluzy do kłódek w jednym miejscu – najlepiej, aby do otwarcia szafy potrzebna była obecność dwóch osób, z których każda dysponuje tylko jednym z kluczy.
  • Zainstaluj rejestrator w pomieszczeniu z kontrolą dostępu. Może być to zamek elektromagnetyczny otwierany za pomocą karty zbliżeniowej. Jako dodatkowe zabezpieczenie zamykaj pomieszczenie na klucz, który udostępniany jest tylko powołanym osobom wedle ścisłej procedury.

Pamiętaj, że jeżeli nie możesz wyeliminować ryzyka, to należy je zminimalizować.

Rejestracja obrazu z kamer w innej lokalizacji

Często przedsiębiorcy oprócz zapisywania obrazu z kamer lokalnie stosują także systemy pozwalające na przesłanie obrazu do rejestratorów znajdujących się w innej lokalizacji. Jeżeli znajduje się tam fizyczny rejestrator, pamiętaj o wdrożeniu zasad bezpieczeństwa jak dla lokalnego urządzenia. Najczęściej jednak w tego typu rozwiązaniach stosuje się oprogramowanie zainstalowane na zwykłym komputerze czy wirtualnym serwerze. Musisz zatem pamiętać o wszystkich dobrych praktykach związanych z zabezpieczeniem komputera, w tym o odpowiedniej kontroli dostępu, monitorowaniu czy szyfrowaniu dysków, na których zapisywane są jakiekolwiek dane.

Wielu przedsiębiorców zapomina, że należy także odpowiednio zabezpieczyć kanał komunikacji między siedzibą firmy a zdalną serwerownią. Przesyłanie niezabezpieczonego obrazu w sieci lokalnej czy poprzez internet może spowodować jego podsłuchanie. W tym celu zalecane jest szyfrowanie ruchu. Niestety rozwiązanie takie może być dość kosztowne. Im lepszej jakości obraz będzie nagrywany, tym więcej pasma potrzebujesz na jego przesłania. W efekcie im większa będzie jakość obrazu, tym mocniejsze urządzenie do szyfrowania potrzebujesz. Alternatywny rozwiązaniem może być wykupienie usługi transmisji danych pomiędzy łączącymi dwie lokalizacje od operatora telekomunikacyjnego. Usługa taka zapewnia izolowany logicznie kanał komunikacji poprzez sieć operatora. Może to być rozwiązanie tańsze niż samodzielne szyfrowanie ruchu przesyłanego poprzez Internet. monitoring zgodny z rodo

Monitoring wizyjny w chmurze

Bardzo dobrym rozwiązaniem będzie zastosowanie monitoringu wizyjnego w systemie chmurowym, ale czy to da nam pewność, że nasz monitoring jest zgodny z RODO?. Na zestaw taki składają się kamery IP, oprogramowanie, łącze internetowe, serwer w chmurze. polega to na tym, że obraz rejestrowany przez kamery jest automatycznie przesyłany na zewnętrzny serwer  i zapisywany w ramach przyznanego limitu miejsca. Eliminuje to konieczność posiadania własnego rejestratora, a tym samym – przynajmniej teoretycznie – obniża koszt zakupu i wykonania całego systemu monitoringu.

W ten sposób eliminujesz niebezpieczeństwo związane z niepowołanym dostępem osób trzecich do fizycznego rejestratora. Zazwyczaj dostawcy takich rozwiązań bardzo dobrze zabezpieczają cały system czyniąc go bezpiecznym i niezawodnym. Tutaj jedynym zagrożeniem może być utrata danych do logowania, lub pozyskanie ich przez osoby niepowołane, które w ten sposób uzyskają dostęp do nagrań z monitoringu.

Oczywiście jak każde rozwiązanie tak i to ma swoje wady. Po pierwsze żadna usługa chmurowa nie gwarantuje 100% ochrony zapisu i można sobie wyobrazić sytuację, w której obraz z kamer zostaje zniszczony czy przechwycony w celu ustalenia np. stanu posiadania właściciela monitorowanego budynku i po drugie w wersji płatnej, czyli takiej z której możemy korzystać z kilkunastu kamer oraz przechowywać nagrany obraz przez okres dłuższy niż jeden dzień – jest to dość spory wydatek.

W każdy przypadku trzeba przeanalizować ryzyko oraz przeliczyć ewentualne wydatki oraz określić własne potrzeby jakie wiążą się z każdym systemem monitoringu. Bez względu na to, na co się zdecydujemy należy pamiętać, aby był to monitoring zgodny z RODO. W artykule Hosting zgodny z RODO dowiedz się więcej na temat hostingu i jego zabezpieczenia

 

Jeśli prowadzisz firmę i nie posiadasz jeszcze pakietu dokumentów systemowych RODO, to zajrzyj do naszego  sklepu online w którym znajdziesz dokumentację przygotowaną przez specjalistów zgodną z obowiązującym prawem.

Tu mnie znajdziesz:

moje konto Dołącz do mnie na Facebooku

zamówienie Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo

Jak skutecznie usunąć dane osobowe?

Jak skutecznie usunąć dane osobowe?

Gdy wygaśnie Twoje prawo do przetwarzania danych osobowych musisz je usunąć. Samo ich przechowywanie jest czynnością przetwarzania, co do której musisz mieć podstawę. Dlatego dane, których przetwarzać już nie możesz – musisz zniszczyć. Ale jak skutecznie usnąć dane osobowe? Czasem będzie się wiązało to z ich anonimizacją, innym razem z fizycznym zniszczeniem samego nośnika. Niszczenie danych lub nośników, na których zostały one zapisane, to czynności, które powinien znać każdy administrator. Musisz zatem poznać bezpieczne i skuteczne metody niszczenia nośników danych. Przyjrzyjmy się sytuacjom, gdy dane zapisaliśmy na papierze, płycie CD czy dysku HDD.

Jak zniszczyć dane papierowe?

Jeżeli przetwarzasz dane w formie papierowej to niszczenie dokumentów najlepiej przeprowadzać w niszczarce. Ceny dobrych niszczarek do dokumentów poufnych rozpoczynają się już od 500 złotych. Niszczarka musi być zgodna z normą DIN 66399. W jej ramach zdefiniowane jest 7 poziomów bezpieczeństwa w niszczeniu dokumentów. Różnią się one między sobą szerokością, długością i powierzchnią paska ścinki powstającego jako wynik niszczenia dokumentu.

Aby skutecznie zniszczyć dane papierowe wybierz niszczarkę stosując się do prostych zasad:

  • Nie stosuj niszczarek o najniższych poziomach bezpieczeństwa P-1 i P-2. Tworzą one paski o praktycznie nielimitowanej długości. Pamiętasz film „Operacja Argo” i scenę, w której dzieci sklejają z pasków w całość dokumenty zniszczone w ambasadzie USA? To właśnie ten typ niszczarki. W dzisiejszych czasach powinno się w nich niszczyć jedynie dokumenty zawierające korespondencję wewnętrzną.
  • Urządzenia o poziomie P-3 i wyższym tworzą ścinki, a nie paski. Ponadto poza dokumentami papierowymi można w nich niszczyć nośniki danych takie jak płyty CD/DVD czy plastikowe identyfikatory. Urządzenia o poziomie P-3 należy używać, gdy niszczone są zwykłe dane osobowe, lub wrażliwe i poufne dokumenty firmowe.
  • Niszczarki o poziomie P-4 należy stosować do trwałego niszczenia dokumentów i nośników danych zawierających szczególne kategorie danych osobowych, na przykład dane medyczne.
  • Urządzenia o poziomie P-5 do P-7 stosuje się do niszczenia dokumentów, którym nadawane są rządowe lub wojskowe klasyfikacje poufności i tajności. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by stosować je także w małej firmie. Pamiętaj jednak, że są to już urządzenia droższe i niekoniecznie najmniejsze.

Jak usunąć dane z komputera z dysku twardego?

O ile płytę CD czy DVD możesz zniszczyć w niszczarce, samodzielne fizyczne zniszczenie dysku twardego z Twojego komputera jest niewykonalne. Rozmontowanie dysku talerzowego na części nie oznacza zniszczenia danych. Są one nadal zapisane w formie magnetycznej na specjalnych talerzach. Zatem samo ich usunięcie z obudowy dysku twardego nie spowoduje zniszczenia zapisanych na nich danych.

Możesz usunąć dane z komputera z dysku twardego poprzez wielokrotne nadpisanie wszystkich sektorów dysku. Inaczej mówiąc nadpisywane są wszystkie miejsca na talerzach dysku, które przechowują dane. Każdy z takich sektorów może przyjąć binarną wartość 0 lub 1. Wszystkie Twoje pliki to dla komputera wielkie uporządkowane zbiory zer i jedynek. Operację usuwania danych przez nadpisywanie należy wykonywać zewnętrznymi programami do tego przeznaczonymi.

Istnieje co najmniej kilkanaście standardów pozwalających usunąć dane osobowe przez wielokrotne nadpisanie sektorów dysku twardego. Jednym z nich jest DoD 5220.22-M. Jest to standard opublikowany przez U.S. Department of Defense (DoD). Jego podstawowa wersja zakłada nadpisanie dysku w trzech cyklach. W pierwszym z nich wszystkie sektory nośnika są nadpisywane zerami. W drugim cyklu program czyszczący nadpisuje wszystkie sektory jedynkami. W trzecim zaś ponownie każdy sektor zapisywany jest w sposób losowy zerem lub jedynką. Na koniec wykonywany jest jeszcze czwarty, kontrolny cykl weryfikujący.

Oryginalny standard DoD 5220.22-M składa się zatem z trzech cykli nadpisywania danych. W 2001 roku został on w specyfikacji DoD 5220.22-M ECE rozszerzony do siedmiu cykli. Oba te standardy, bardzo rozpowszechnione, nie są już uważane za w pełni bezpieczne. Co więcej są wysoce nieskuteczne w przypadku dysków SSD. Oryginalny DoD 5220.22-M nie jest uznawany za skuteczny już od 2001 roku. Jego nowsze wydania od 6 maja 2019 roku nie znajdują się w dozwolonych metodach w jednostkach rządowych Stanów Zjednoczonych. Obecnie wymaga się stosowania metod opisanych w NIST SP 800-88.

Kolejnym narzędziem za pomocą którego możemy usunąć dane z dysku magnetycznego jest Hardwipe – bezpłatne narzędzie, z pomocą którego trwale usuniemy poufne dane przechowywane na dysku twardym (bez możliwości ich odzyskania). Możesz również oczyszczanie dysku z danych powierzyć wyspecjalizowanej firmie, która skutecznie zniszczy dane osobowe zmagazynowane na dyskach twardych.

Pamiętaj aby z procesu niszczenia danych osobowych sporządzić raport lub protokół, który spełni zasadę rozliczalności z tego procesu. Wzór takiego raportu znajdziesz tu: protokół zniszczenia

Więcej na temat usuwania danych osobowych oraz wygaśnięcia prawa do ich przetwarzania znajdziesz w innym moim tekście pod tym linkiem

 

Jeśli prowadzisz firmę i nie posiadasz jeszcze pakietu dokumentów systemowych RODO, to zajrzyj do naszego  sklepu online w którym znajdziesz dokumentację przygotowaną przez specjalistów zgodną z obowiązującym prawem.

Tu mnie znajdziesz:

moje konto Dołącz do mnie na Facebooku

zamówienie Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo