NEWSLETTER zgodny z RODO

W tym artykule przyjrzymy się na powszechnemu mechanizmowi, który w skrócie można określić „wartość za e-mail”. Przedsiębiorca oferuje jakiś dokument czy innego rodzaju produkt za darmo w zamian za możliwość przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych, które realizuje np. poprzez newsletter. Newsletter zgodny z RODO zrealizujemy min poprzez pobranie jasnej zgody czytelnika na jego otrzymywanie.

Obowiązek informacyjny

Obowiązek informacyjny opisany jest w artykułach 12, 13 i 14 RODO. Pierwszy z nich mówi wprost, że komunikacja musi być prowadzona w sposób jasny i zrozumiały dla odbiorcy.

„Administrator podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem – w szczególności gdy informacje są kierowane do dziecka – udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji, o których mowa w art. 13 i 14, oraz prowadzić z nią wszelką komunikację na mocy art. 15–22 i 34 w sprawie przetwarzania. (…)’

RODO, art 12, pkt. 1 (fragment)

Oznacza to, że w momencie podawania swoich danych osobowych osoba ta musi być już w sposób jasny poinformowana choćby w jakim celu te dane są zbierane, co się stanie, gdy wypełni formularz i wciśnie przycisk Wyślij. Takie informacje zazwyczaj zawarte są w polityce prywatności. Ponieważ jest to zazwyczaj dokument długi, zawierający bardzo dużo informacji, to w wielu przypadkach może być niewystarczającym.

Klauzule informacyjne znajdziesz w pakietach dokumentacji RODO dla firm. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę to optymalny będzie Pakiet dokumentacji RODO dla jednoosobowej firmy, natomiast dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników odpowiedni będzie Pakiet dokumentacji RODO dla firm zatrudniających pracowników.

Plik na zachętę w zamian za newsletter

RODO dopuszcza, że możesz zachęcać osobę odwiedzającą Twoją stronę, aby zostawiła swoje dane osobowe w celach marketingowych. Wszyscy tego doświadczamy – operatorzy telefonii komórkowej czy telewizji kablowej oferują kilka złotych upustu ceny abonamentu w zamian za wyrażenie takiej zgody. Zazwyczaj jest ona konieczna zarówno do promowania usług własnych operatora, jak i firm trzecich. Podobną sytuację stworzysz, gdy zaoferujesz darmowy dokument, zestaw dokumentów czy inny produkt w zamian za zapisanie się na newsletter.

Nie ma w tym nic złego, w końcu wszyscy jako przedsiębiorcy chcemy docierać do nowych potencjalnych klientów. Oto przykład z jednej z napotkanych stron takiej zachęty. Osoba, która kliknie podany odnośnik zostaje przeniesiona do formularza, na którym proszona jest o podanie swoich danych. Wypełnienie i wysłanie formularza kończą pierwszy proces rejestracji użytkownika w liście mailowej właściciela serwisu.

Tylko czy osoba, która chciała pobrać e-booka, była świadoma tego, że musi dołączyć do newslettera?

Lepiej nie zakładaj, że ktoś wie jak to działa

Dla osób, które spędzają dużo czasu w sieci, lub wręcz ich biznes jest oparty o usługi czy produkty oferowane przez Internet, zapewne nie byłyby zaskoczone takim komunikatem po wypełnieniu formularza. Jako przedsiębiorca tworzący taką zachętę nie możesz jednak zakładać, że wiedzą o tym wszyscy, czy nawet większość osób, które będą chciały taki e-book pobrać. Pamiętaj, że większość wyłudzeń i innych przekrętów w Internecie bazuje na trzech słabościach – niewiedzy, zaufaniu i naiwności ofiary. Wielu czytelników Twojego portalu może w takiej sytuacji mieć do Ciebie pretensję, że nie dostali jasnej informacji, po co Tobie ich adres e-mail. Przecież oferowałeś e-booka, prawda?

Jak zatem interpretować informację umieszczoną pod przyciskiem „odbierz prezent”? Co można jej zarzucić? Na pewno lakoniczność i spore braki. Nie każdy użytkownik internetu wie czym jest SPAM i newsletter i potrafi powiązać to pojęcie z funkcjonalnością poczty elektronicznej. Zawsze gdy masz wątpliwości co do jasności zapisów na swojej stronie możesz przeprowadzić „test dziadków” – posadź swoich dziadków przed komputerem, poprowadź przez oferty Twoich materiałów, rejestracji i pobrania, a następnie spytaj, czy był on dla nich zrozumiały i czy rozumieją, co się teraz stanie. Ręczę Ci, że jeżeli zapytasz, czy wiedzą, że teraz będą otrzymywali od Ciebie e-maile z propozycjami Twoich usług, jest bardzo wysokie prawdopodobieństwo, że odpowiedź będzie negatywna.

Co mogę zrobić lepiej?

W tym konkretnym przykładzie poprawy wymaga drugi krok całego procesu, czyli moment zbierania danych osobowych w formularzu. Bardzo dobrze, że autor zaznaczył wymóg podania jedynie adresu poczty elektronicznej – żądanie podania także imienia prawdopodobnie zostałoby uznane za zbieranie danych nadmiarowych, nieadekwatnych względem celu przetwarzania. Imię nie jest niezbędne, aby do odbiorcy dotarł e-mail z newslettera.

Rozbudowana powinna zostać sekcja informacyjna. Należałoby dodać czytelny opis, że oferujemy prezent, w zamian za możliwość wysyłania newslettera i oferowania swoich usług. Dobrze też już w tym miejscu zaznaczyć, że osoba ta, może w każdym momencie się z listy wypisać. Ponadto powinien w opisie znaleźć się odnośnik to polityki prywatności, w której dokładnie zostanie opisane czym jest newsletter i przedstawimy cel, czas i zakres przetwarzanych w tym celu danych osobowych.

Umieszczenie w tym miejscu odnośnika jest szczególnie jeżeli nie znajduje się on w stopce strony lub odczytanie polityki wymagałoby przerwanie procesu rejestracji. Wielu świadomych czytelników, gdy przerwie podawanie swoich danych, by sprawdzić politykę prywatności może do procesu rejestracji już nie powrócić. Nie dlatego, że znajdzie w niej zapisy, które nie będą tej osobie pasować, lecz może uznać proces za skomplikowany i niewygodny.

Podpięcie odnośnika do polityki prywatności należy uznać za dobrą praktykę spełniania obowiązku informacyjnego. Pamiętaj tylko, aby odnośnik domyślnie otwierał się w nowym oknie lub zakładce.

Gdybym miała zmodyfikować informacje zawarte pod formularzem rejestracji do newslettera w drugim kroku zarekomendowałabym następującą formę:

„W zamian za pobranie mojego e-booka proszę Cię zapisz się do mojego newslettera podając swój adres e-mail. Nie wysyłam SPAM-u, moim celem jest dzielić się z Tobą wartościową wiedzą o tym, co znalazłem ciekawego w sieci oraz tym, co mam do zaoferowania. Jeżeli uznasz wysyłane informacje za nieprzydatne, to w każdej chwili możesz wypisać się z listy korzystając ze specjalnego odnośnika znajdującego się na końcu każdej wiadomości. Będę wysyłał Ci informacje tylko tak długo, jak będziesz chcieć je otrzymywać! Jeżeli chcesz dokładnie zapoznać się w jaki sposób będą przetwarzane powiązane z Tobą dane osobowe, w każdej chwili możesz wejść na stronę opisującą stosowaną przeze mnie politykę prywatności.”

Tak sformułowana informacja jest jasna dla czytelnika i jednoznacznie informuje co się stanie z jego adresem e-mail w zamian za przygotowany dokument oraz odsyła go do polityki prywatności po bardziej szczegółowe informacje. Nie pozostawia ona pola do niedomówień i każdy, kto ją przeczyta będzie świadomy zapisania się na newsletter

RODO nie mówi, w jaki sposób należy pewne rzeczy robić, mówi jedynie jaki stan należy uzyskać. Dlatego będę opisywała różne napotkane w Internecie sytuacje, które moim zdaniem wymagają poprawy. Na tej stronie znajdziesz nowe artykuły, ale także inne wydarzenia związane z RODO, które mogą mieć wpływ na to, w jaki sposób działa Twoja firma, a w szczególności o tym, jak usprawnić i zabezpieczyć jej codzienne funkcjonowanie.

Tu mnie znajdziesz:

 Dołącz do mnie na Facebooku

 Nie omieszkaj wbić się na instagram

YT A tu obejrzysz porady wideo