Ustawa o Sygnalistach: Kompletny Przewodnik wdrożenia w 6 krokach
25 września 2024 roku weszła w życie ustawa o ochronie sygnalistów (Ustawa o Sygnalistach), która nakłada na przedsiębiorców nowe obowiązki. Jeśli prowadzisz firmę zatrudniającą powyżej 50 pracowników (stan na dzień 1 stycznia i 1 lipca) etatowych, na umowę zlecenie lub współprace B2B, jesteś zobowiązany do wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie naruszeń prawa przez sygnalistów.
Co to oznacza w praktyce? Jak przygotować firmę na te zmiany? W tym artykule przeprowadzimy Cię przez proces krok po kroku i wskażemy najważniejsze elementy, które musisz uwzględnić.
Krok 1: Przygotowanie do wdrożenia – co mówi ustawa o sygnalistach?
Ustawa o ochronie sygnalistów wymaga od przedsiębiorców stworzenia wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń prawa. Sygnalista to osoba, która informuje o nieprawidłowościach, które zauważyła w miejscu pracy – mogą to być naruszenia prawa, regulacji wewnętrznych czy norm etycznych.
Każda firma zatrudniająca ponad 50 pracowników jest zobowiązana do opracowania wewnętrznych procedur, które pozwalają sygnalistom bezpiecznie i anonimowo zgłaszać takie przypadki. Przepisy te dotyczą zarówno pracowników etatowych, jak i współpracowników, wolontariuszy czy osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne.
Krok 2: Konsultacje z przedstawicielami pracowników
Zanim przystąpisz do wdrażania procedury, musisz skonsultować projekt z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi. Ten etap jest obowiązkowy, a ustawa wymaga, aby konsultacje trwały od 5 do 10 dni.
W ramach wsparcia oferujemy bezpłatny wzór protokołu z konsultacji z pracownikami, który pomoże Ci w prawidłowym udokumentowaniu tego procesu. Skorzystaj z naszego szablonu, aby oszczędzić czas i mieć pewność, że wszystko jest zgodne z przepisami.
Krok 3: Procedura zgłaszania naruszeń
Po zakończeniu konsultacji musisz wdrożyć wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń. Ważne, aby procedura była jasna, zrozumiała i dostępna dla wszystkich pracowników. Dokumenty te muszą uwzględniać takie elementy jak:
- Kanały komunikacyjne dla sygnalistów (np. e-mail, skrzynka na zgłoszenia, numer telefonu)
- Gwarancję poufności i ochrony tożsamości sygnalisty
- Procedury weryfikacji zgłoszeń
- Terminy dotyczące rozpatrywania zgłoszeń
- Mechanizmy ochrony przed działaniami odwetowymi
Te dokumenty muszą być dostępne zarówno dla pracowników, jak i współpracowników. Ustawa o sygnalistach mówi, że każdy sygnalista powinien mieć pewność, że jego zgłoszenie będzie bezpieczne i anonimowe, a firma podejmie działania naprawcze.
Krok 4: Przygotowanie niezbędnych dokumentów dla sygnalistów
Wdrożenie ustawy o sygnalistach wymaga przygotowania konkretnych dokumentów. Poniżej znajdziesz listę kluczowych dokumentów, które powinieneś posiadać:
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych – określa wszystkie zasady związane z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń.
- Zgłoszenie naruszenia – formularz, który sygnalista wypełnia, zgłaszając naruszenie.
- Zgłoszenie działań odwetowych – formularz, w którym sygnalista może zgłosić, że spotkał się z działaniami odwetowymi po dokonaniu zgłoszenia.
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – dokument, który sygnalista otrzymuje, gdy zgłoszenie zostanie przyjęte do rozpatrzenia.
- Informacja o nierozpatrzeniu zgłoszenia – dokument, który informuje sygnalistę, że zgłoszenie nie będzie rozpatrywane, np. z powodu jego bezzasadności.
- Powołanie członka komisji wyjaśniającej – dokument oficjalnie powołujący członków komisji wyjaśniającej.
- Oświadczenie o braku konfliktu interesów – każdy członek komisji musi podpisać taki dokument, aby potwierdzić, że nie pozostaje w konflikcie interesów w danej sprawie.
- Oświadczenie o poufności – członkowie komisji muszą zobowiązać się do zachowania poufności w sprawach zgłoszeń.
- Rejestr zgłoszeń wewnętrznych – rejestr, w którym będą przechowywane informacje o wszystkich zgłoszeniach.
Nie musisz tworzyć tych dokumentów samodzielnie. W naszym sklepie internetowym znajdziesz gotowy pakiet dokumentów dla sygnalistów, który umożliwi szybkie wdrożenie pełnej procedury w Twojej firmie a ustawa o sygnalistach przestanie być wyzwaniem.
Krok 5: Szkolenia i komunikacja wewnętrzna sygnalistów
Po opracowaniu i wdrożeniu procedur, kluczowe jest odpowiednie przeszkolenie pracowników. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak zgłaszać naruszenia, gdzie znajdują się odpowiednie kanały komunikacyjne i jakie mają prawa jako sygnaliści. Procedury te powinny być łatwo dostępne np. wysłane mailem do wszystkich pracowników, umieszczone w firmowym intranecie, a pracownicy powinni potwierdzić zapoznanie się z nimi.
Krok 6: Ustawa o sygnalistach a monitorowanie i aktualizacja procedur
Procedury zgłaszania naruszeń powinny być regularnie monitorowane i aktualizowane. Co najmniej raz w roku komisja wyjaśniająca powinna dostarczać raport o zgłoszeniach i podejmowanych działaniach radzie nadzorczej lub właścicielowi firmy. Taka analiza pozwoli ocenić, czy system działa sprawnie, oraz czy potrzebne są zmiany.
Podsumowanie
Wdrożenie ustawy o sygnalistach nie musi być trudne ani czasochłonne, jeśli podejdziesz do tego procesu krok po kroku i wykorzystasz dostępne narzędzia. Pamiętaj o konsultacjach z pracownikami, przygotowaniu procedur i dokumentacji oraz odpowiednim przeszkoleniu zespołu.
Pobierz darmowy wzór protokołu z konsultacji z pracownikami i zobacz, jak łatwo możesz wprowadzić zmiany w swojej firmie!
Jeśli potrzebujesz całej dokumentacji to zajrzyj do naszego sklepu – Pakiet dokumentacji dla Sygnalistów
